IZVRŠNI SEKRETAR: PROFIL, POTREBNE SPRETNOSTI IN FUNKCIJE - DUDE - 2026

Izvršni sekretar je delo ali poklic, ki služi za zagotavljanje maksimalno podporo do visokih uvrstitev zaposlenih v podjetju ali organizaciji. On bo tisti, ki bo organiziral in vzdrževal urnik vodstvenih delavcev in jim pomagal pri izvajanju najrazličnejših upravnih nalog.

Cilj je prispevati k splošni učinkovitosti poslovanja z zagotavljanjem, da se bodo vse upravne naloge, ki so vam dodeljene, opravljale pravočasno in učinkovito. Sekretar je oseba, ki nudi upravno podporo. Izvajajo lahko naloge, kot so pisanje in shranjevanje, sprejemanje odgovorov na telefon in prenašanje sporočil.

Vir: pixabay.com

Po drugi strani izvršni sekretar ali upravni asistent opravlja tudi nekatere od teh dejavnosti, skupaj z usklajevanjem pisarne, raziskovanjem izdelkov, interakcijo z dobavitelji, naročanjem izdelkov in ustvarjanjem baze podatkov. .

Izvršni sekretarji običajno prejemajo višje plače kot tajniki, ker opravljajo funkcije na visoki ravni in pospešujejo produktivnost pisarne.

Obvezen profil

- Diploma iz poslovne administracije ali sorodnih področij.

- Dokazane izkušnje kot izvršni sekretar ali podobna upravna vloga.

- Mora biti usposobljen za celovito ravnanje z Microsoft Officeom in za zaledno programsko opremo, na primer sisteme ERP.

- poglobljeno poznavanje pisarniške uprave in osnovnih računovodskih postopkov ter ustrezen tehnični besednjak, ki se uporablja v panogi.

- Poznavanje osnovnih raziskovalnih metod in tehnik poročanja.

- Odlične organizacijske in časovne spretnosti upravljanja.

- Izjemne komunikacijske in pogajalske spretnosti.

- Celovitost in zaupnost.

Izvršni sekretarji morajo biti hitri strokovnjaki z odličnimi veščinami upravljanja s časom in večopravilnostjo. Voditelji se lahko s svojo prizadevnostjo in usposobljenostjo pri svojem delu osredotočijo na svoje vodstvene odgovornosti, ne da bi skrbeli za druge naloge.

Številni menedžerji se v veliki meri zanašajo na svojega izvršnega sekretarja, ki bo usklajeval vsakodnevne naloge in jih redno spremljal. Kot skrbniki vodstvenega časa sta potrebna takt in asertivnost.

Potrebne spretnosti

Izvršni sekretarji morajo imeti znanje osnovnih veščin, kot so pisanje, slovnica, črkovanje in ločila, in imeti izkušnje z uporabo pisarniške opreme in običajnih programskih aplikacij, kot so obdelava besedil, preglednice in grafika.

Prav tako morajo imeti odlične spretnosti upravljanja časa in sposobnost učinkovitega obvladovanja različnih odgovornosti.

Po drugi strani pa izvršni sekretar potrebuje tudi druge lastnosti, kot so dobra presoja, diplomacija, diskrecija in sposobnost samostojnega reševanja problemov.

Za interakcijo z javnostjo, pisanje poročil in pregledovanje publikacij potrebujejo močne komunikacijske veščine.

Aktivno poslušajte

Vedeti morate, kako se v celoti posvetiti temu, kar govorijo drugi, vzeti si čas za razumevanje vprašanj, postavljati vprašanja, kot je primerno, in ne prekinjati ob neprimernih časih.

Bralno razumevanje

Popolno razumevanje pisnih stavkov in odstavkov v dokumentih, povezanih z delom.

Upravljanje časa

Znati učinkovito upravljati tako svoj čas kot tudi čas drugih.

Znati govoriti

Za učinkovito posredovanje informacij jasno govorite z drugimi.

Pisanje

Imeti učinkovito pisno komunikacijo, kot je primerno za potrebe občinstva.

Kritično razmišljanje

Uporaba logike in sklepanja za prepoznavanje prednosti in slabosti rešitev, zaključkov ali alternativnih pristopov k težavam, ki se pojavljajo.

Proaktivno učenje

Razumeti posledice novih informacij za sedanje in prihodnje reševanje problemov in odločanje.

Koordinacija

Prilagoditev dejanj v zvezi z dejanji drugih.

Pregled

Pregled in ocena uspešnosti samega sebe, drugih ljudi ali organizacij, da se izboljšajo ali sprejmejo korektivni ukrepi.

Lastnosti

Izvršni sekretar je lahko odgovoren za gotovino in računovodstvo, lahko pa tudi upravlja proračun. Članke lahko objavite na spletnem mestu, lahko pa oblikujete in upravljate tudi spletno mesto.

Podatke lahko vnesete v preglednico, ki ste jo zasnovali in uporabili za svoje funkcije poročanja.

Izvršni sekretar lahko nadzira upravno osebje. Pogosto poroča neposredno izvršnemu direktorju in lahko potrdi enega ali več višjih direktorjev.

Odgovornosti

Pozornost vodstvenih delavcev

- Ohranjati dnevni red vodstvenih delavcev in pomagati pri načrtovanju imenovanj, sej upravnega odbora, konferenc itd.

- Udeležite se sestankov, da pripravite zapisnike in zapisnike sestankov, nato jih sestavite, prepišite in razdelite.

- Opravite vse ureditve potovanj za vodstvene delavce: nakup vozovnic, rezervacija hotelov, dobava potnih stroškov, upravljanje in pregled ustrezne dokumentacije itd.

- izvajajo pooblaščene preiskave, zbirajo podatke in pripravljajo dokumente ali poročila za obravnavo in predstavitev s strani vodstvenih delavcev, odborov in upravnih odborov, kakor jim je dodeljeno.

- Ravnajte z zaupnimi dokumenti in poskrbite, da bodo ostali zaščiteni in varni.

Notranja in zunanja interakcija

- Sprejemanje in filtriranje telefonskih klicev, ki jih po potrebi preusmeri na ustrezno osebo.

- Upravljajte, določite prednost in razdelite vso dohodno ali odhodno korespondenco (elektronska pošta, pisma, faksi, paketi itd.), Branje in analiziranje dohodnih beležk, predstavitev in poročil, da ugotovite njihov pomen in načrtujete njihovo distribucijo.

- Pripravite odgovore na dopisovanje, ki vsebuje rutinske poizvedbe.

- Spremljajte uporabo pisarniškega materiala in se dogovarjajte o pogojih z dobavitelji, da zagotovite, da bodo naročila bolj donosna.

- Srečanje s posamezniki, posebnimi interesnimi skupinami in drugimi v imenu vodstvenih delavcev, odborov in upravnih svetov.

- Dobrodošli obiskovalci in določite, ali jim bo omogočen dostop do določenih ljudi.

Administrativna podpora

- Vodite evidenco elektronskih in papirnih zapisov, pri čemer zagotovite, da so informacije organizirane in lahko dostopne za hitro iskanje.

- Pripravite račune, poročila, pisma, računovodske izkaze in druge dokumente z uporabo programske opreme za obdelavo besedil, preglednic, podatkovnih baz in / ali predstavitev, pri čemer zagotovite tudi ustrezno pomoč pri računovodstvu.

- Izvajati splošne pisarniške naloge, kot je vzdrževanje upravnih sistemov in izvajanje osnovnih računovodskih nalog.

- Usklajevanje in neposredne pisarniške storitve, kot so evidence in oblikovanje proračuna, za pomoč vodjem.

- Vzpostaviti in nadzirati administrativne politike in postopke, tako za pisarniške uslužbence, kot tudi za organizacijo.

- Preglejte operativne prakse in postopke, da ugotovite, ali je mogoče izboljšati področja, kot so delovni tok, postopki poročanja ali stroški.

- Nadzira in usposablja drugo administrativno osebje.

Reference

1. Izvedljivo (2018). Opis delovnega mesta izvršnega sekretarja. Vzeto iz: resource.workable.com.
2. Beth Greenwood (2018). Razlika med sekretarjem in izvršnim sekretarjem. Delo - Chron. Vzeto iz: work.chron.com.
3. Poklicni načrtovalec (2018). Izvršni sekretar in upravni pomočnik. Vzeto iz: job-descriptions.careerplanner.com.
4. Hrvillage (2018). Opis delovnega mesta izvršnega sekretarja Vzeto iz: hrvillage.com.
5. BSR (2018). Odgovornosti izvršnega sekretarja Vzeto iz: bestsampleresume.com