ZAHTEVA ZA NAKUP: VRSTE, NAČIN IZDELAVE IN PRIMERI - DUDE - 2025

Obrazec za zahtevek za nakup je dokument, ki ga ustvari uporabniški oddelek ali osebje v skladišču, da oddelek nakupa obvesti o artiklih, ki jih je treba naročiti, količini in roku dobave. Nakup od podjetja se začne z zbiranjem zahtev.

Po njihovi pripravi je treba obvestiti oddelek za nabavo. Zahteva za nakup je dokument, ki vsebuje seznam teh zahtev. Da preprečijo goljufije, vodje oddelkov praviloma ne smejo naročiti neposredno od dobaviteljev ali kupovati v imenu podjetja.

Namesto tega gre za drug oddelek, imenovan oddelek za nabavo, ki dejansko odda naročila pri zunanjih prodajalcih. Vodje različnih oddelkov uporabljajo obrazce za nakupne zahteve, da ta oddelek obvestijo, katere materiale je treba kupiti.

Zahteve za naročila in naročila so ključni dokumenti pri pridobivanju izdelkov, ki jih podjetje potrebuje za svoje poslovanje, standardizirajo postopek naročil znotraj in zunaj.

Vrste

Ključne točke glede zahteve za nakup so naslednje:

- V oddelku za nabavo je zahteva, da pridobi določen seznam materialov.

- Potrebujete odobritev nabavne organizacije.

- gre za interni dokument; to pomeni, da ostaja znotraj organizacije.

Za naslednje vrste javnih naročil lahko ustvarite zahtevek za nakup:

Standardno

Pridobiti zaloge in materiale od dobaviteljev, tako za proizvodne procese kot za pisarniški potrošni material in druga sredstva.

Zunanje izvajanje

Za dobavo surovin dobavitelju in s tem pridobitev končnega izdelka.

Pošiljka

Pridobitev materiala, ki se hrani v prostorih podjetja, dobavitelj pa je za to plačan.

Prenos

Pridobiti gradivo iz drugega oddelka ali območja, ki je v isti organizaciji.

Zunanja storitev

Za pridobitev storitev tretjega ponudnika, kot je izvajanje vzdrževanja rastlin.

Kot izdelano?

Osnovne komponente, ki sestavljajo zahtevo za nakup, so:

- Številka zahteve, ki omogoča identifikacijo dokumenta. Vnaprej mora biti natisnjeno.

- oddelek za zahteve.

- datum zahteve in zahtevani datum dobave.

- Ime osebe, ki pripravlja zahtevke, in podpis osebe, ki izda ustrezno pooblastilo.

- Zahtevane postavke morajo biti podrobno opisane, da se izognete netočnim podatkom. Znesek mora biti točen; zelo pomembno je, da postavite zahtevano enoto (kilogrami, litri, enote itd.).

- Podpis vodje nabave, ki nakup odobri ali ne odobri.

- Če so ponudniki že zahtevali ponudbe, jih je treba priložiti zahtevku.

Postopek zahteve za nakup

Postopek zahteve za nakup uporabljajo organizacije za oddajo in sledenje naročil za blago. To so lahko vse, od surovin do pisarniškega pohištva in še več.

Ko vodja oddelka meni, da gradiva primanjkuje, izpolni obrazec za zahtevo za nakup, ki vključuje zgoraj navedena polja.

Zahteva za nakup je obrazec, ki ga oddelek podjetja pošlje oddelku za nabavo in v njem navede izdelke, ki jih želi naročiti pri zunanjem prodajalcu.

Ta postopek uporabnikom omogoča, da oddajo naročilo, prejmejo odobritev nadzornika in kar je najpomembneje, tretjim proizvajalcem omogočajo, da predložijo cenovne ponudbe.

Ko vodja nabave v tem postopku prejme zahtevek za nakup, lahko pregleda vse informacije, ki jih je predložil uporabnik vira. Upravitelj preprosto izbere, ali je zahtevek odobren ali ne.

Če ni odobren, obstaja polje, v katerem se navede razlog za odločitev, oddelek, ki je vložil prošnjo, pa bo o tej odločitvi obveščen. Če pa upravnik odobri, bo naslednji korak od ponudnikov zahtevati ponudbo.

Pomen

Začnite postopek nakupa

Občasno bodo oddelki podjetja potrebovali gradivo; zahteva za nakup začne postopek nakupa. Nabavni oddelek bo deloval v skladu s trdnostjo dokumenta.

Če obstajajo težave, bo dokument služil kot dokaz, da je oddelek naročil zaloge z določeno komunikacijo.

Je nadzorno orodje

Kadar ni ustreznega nadzora, se lahko osebje vplete v goljufije, saj lahko zahteva material za osebno uporabo.

Z zahtevo za nakup so sprejeti ukrepi za preprečevanje goljufij. Zahteva mora potekati v več rokah, da se zagotovi njena natančnost in nujnost.

Zaščitite podjetje

S sprejetimi naročili za rekviziranje se prepreči možnost goljufije. Tudi sredstva podjetja so zaščitena.

Centralizacija nabavnega procesa

Kadar organizacija zahteva, da se vse zahteve opravijo centralno prek oddelka za nabavo, je enostavno upravljati celoten postopek.

Kupci imajo tudi koristi, saj lahko zdaj nakupe povežejo in izkoristijo kupno moč organizacije za pogajanja o boljših pogojih.

Primeri

Primer 1

Številka zahteve: 00455

Datum: 15. maj 2018

Ime predlagatelja: Annaliese Corvo

Položaj: nadzornik za usposabljanje

Oddelek: Izobraževanje osebja

Razlog za zahtevo: V tečaju usposabljanja "Zagotavljanje kakovosti", ki bo podan v tednu od 16. do 20. julija 2018, je treba uporabiti naslednje članke.

- 01 primeru označevalcev flip-karte.

- 12 svinčnikov.

- 01 flip chart z 20 belimi listi: 1 meter širok x 1,5 metra dolg.

- 12 enostavnih zvezkov običajne velikosti.

- 06 barvnih markerjev za belo tablo.

- 12 radirke za brisanje.

- 12 modrih svinčnikov.

Priloženi sta 2 ponudbi ponudnikov pisarniškega materiala.

Avtor: Alberto Moreno

Položaj: vodja človeških virov

Upravljanje s človeškimi viri

Primer 2

Confecciones Tely, proizvodni oddelek SA, mora naročiti različne materiale in izpolniti obrazec za nakup. Ta obrazec naročniku sporoči, da so te potrebščine potrebne.

Nabavni oddelek lahko potrdi ali zavrne prejete zahteve. Če bo odobreno, bo ustvarjeno naročilo.

Naročilo se pošlje prodajalcu za nakup izdelkov. Dobavitelj izdeluje in dostavi izdelke z računom.

Oddelek prejema izdelke in dostavi poročilo o prejemu računovodstvu.

Če so vsi dokumenti skladni, računovodsko območje izda blagajno odobritev računa, kar kaže, da se lahko plačilo izvede dobavitelju.

Reference

1. Poslovni slovar (2018). Zahteva za nakup. Izvedeno iz: businessdictionary.com.
2. Tečaj MyAccounting (2018). Kaj je zahteva za nakup? Vzeto iz: myaccountingcourse.com.
3. Gozdni čas. Razlika med naročilom in naročilom. Mala podjetja - Chron. smallbusiness.chron.com.
4. Dani Hao (2018). Kaj je nakupni nakup in zakaj je to pomembno za vaše podjetje. Prokurirati. Vzeto iz: blog.procurify.com.
5. Točka vadnic (2018). SAP MM - Zahteva za nakup. Vzeto iz: tutorialspoint.com.