KAKŠEN JE ŽIVLJENJSKI CIKEL DOKUMENTOV? - KULTURNI BESEDNJAK - 2026

Življenjskega cikla dokumentov sestavlja zaporedje faz, skozi katere datoteke prehaja skozi celotno življenjsko dobo. Te faze segajo od nastanka dokumenta, vse uporabe in sprememb do trenutka, ko je uničen ali trajno arhiviran.

Koncept življenjskega cikla dokumentov je nastal v ZDA po drugi svetovni vojni. To je bilo posledica potrebe po iskanju ustreznega načina za obdelavo velikega števila datotek.

Vir slik: Wikimedia.org.

Vsaka disciplina drugačno pristopi k življenjskemu ciklu dokumentov, pri čemer upošteva njeno osredotočenost in naravo arhiva. Na primer, življenjski cikel pravnega dokumenta ima lahko različne stopnje kot življenjske dobe akademskega dokumenta.

V vsakem primeru se upoštevajo, kako dolgo naj se dokument hrani, kako naj se hrani ali kakšna je njegova pravilna uporaba. Podobno obstajajo tudi različni pristopi do faz njegovega življenjskega cikla.

Na primer, lahko podjetje ali vladni subjekt zaradi svoje starosti ne predstavlja nobenih vrednot. Vendar pa imajo lahko ti isti arhivi za muzej veliko zgodovinsko vrednost.

Druga temeljna razlika je tista, ki obstaja med analognimi in digitalnimi dokumenti. Čeprav je pomembnost vsebine dokumentov, obstoj digitalnih datotek pomeni posebnosti njihovega ravnanja in faze njihovega življenjskega cikla.

Tri dobe dokumentov

Slika: slideplayer

Leta 1972 je zgodovinar Carlos Wyffels predlagal teorijo o treh obdobjih. V skladu s tem so dokumenti predmeti, ki imajo vitalni proces, med katerim se njihova uporaba preoblikuje.

Na splošno se dokumenti intenzivno uporabljajo takoj po izdelavi in ​​določen čas. Vendar se sčasoma ta uporaba zmanjša do trenutka, ko se popolnoma ustavi, bodisi zato, ker se arhivirajo ali uničijo.

Po Wyffelsovem mnenju je ta cikel, skozi katerega potekajo vsi dokumenti, razdeljen na tri starosti: upravno ali aktivno starost, vmesno ali polaktivno starost ter neaktivno ali zgodovinsko dobo.

Administrativna ali aktivna starost (datoteka upravljanja)

Nanaša se na aktivno obdobje dokumenta. Začne se v trenutku, ko je nastal, in poteka skozi različne faze, v katerih se pogosto posvetuje, prenaša in deli.

Na primer, upravna doba računa za komunalne storitve se začne, ko se ustvari. Nato se gibajte le za določen čas - ko vam ga pošlje poštar ali pošlje e-poštni naslov, pri preverjanju in plačilu.

Vmesna ali polaktivna starost (centralna datoteka)

To je tisto obdobje, v katerem je dokument izgubil koristnost, za katero je bil ustvarjen. Zato pri uporabi ni tako aktiven kot v administrativni dobi. Vendar je ohranjena in z njo je mogoče obiskati redko.

Na primer, vmesna doba računa za komunalne storitve se začne, ko se po plačilu vloži v mapo. Zelo verjetno je, da se z njim nikoli več ne bo posvetovalo, vendar se v primeru, da se pojavi zaskrbljenost, hrani.

Polaktivna življenjska doba dokumentov je lahko različna glede na vrsto dokumenta in glede na kontekst. Na primer, pravni dokument ima lahko daljšo življenjsko dobo kot račun za komunalne storitve.

Neaktivna starost ali zgodovinska doba (zgodovinski arhiv)

Nanaša se na končno obdobje arhivov. Vendar nimajo vse datoteke istega cilja. Glede na njihovo naravo jih lahko naredimo zgodovinske ali uničene.

Zgodovinski arhivi so tisti, ki imajo kulturno ali raziskovalno vrednost. Zato si v tej fazi prizadevamo, da se metode konzerviranja ohranijo čim bolj popolno.

Faze v življenjskem ciklu dokumentov

Teorija treh obdobij na splošno postavlja temeljne faze, skozi katere potekajo vsi dokumenti. Vendar pa obstajajo tudi druge bolj posebne faze, ki opredeljujejo uporabnost in ravnanje z dokumenti.

Stopnje, skozi katere dokument poteka, so odvisne od njegove vrednosti, uporabe in konteksta. Glede na te značilnosti se določi, skozi katere faze mora skozi in katere so tehnične in upravne določbe za vsako od njih.

To je nekaj glavnih faz, skozi katere dokument skozi svojo življenjsko dobo:

1-Ustvarjanje: je sestavljeno iz ustvarjanja dokumenta v tiskani ali digitalni obliki.

2-Storage: glede na obliko, v kateri je bil dokument ustvarjen, je shranjen fizično ali digitalno. V nekaterih primerih se upošteva tudi faza digitalizacije, ko je del procesa.

3-kategorizacija: nanaša se na organizacijo, razvrščanje ali indeksiranje dokumentov glede na parametre, določene v vsakem kontekstu.

4-prenos: se nanaša na pošiljanje in / ali dostavo dokumenta v skladu z njegovimi lastnostmi. Trenutno se to lahko nanaša na dostavo po fizični pošti ali na dostavo po e-pošti.

5-Razdelitev: ta faza se nanaša na dokumente, ki so v javni ali javni rabi, zato jih je treba po njihovi izdelavi razkriti določeni skupini ljudi.

6-kolaborativna uporaba: trenutno je mogoče datoteke urediti za skupno rabo in urejanje. Ta stopnja je nedavno prikazana in velja izključno za digitalne dokumente.

7-posvetovanje: se nanaša na tisto fazo, v kateri so dokumenti urejeni z namenom, da jih je mogoče pregledati. Med tem postopkom so zelo pomembne določbe o varnosti in / ali dostopnosti, odvisno od javnosti, ki naj bi dostopala do informacij.

8 - Arhiviranje ali uničenje: to je zadnja faza v življenjskem ciklu vseh dokumentov. Ustreza trenutku, v katerem se je odločilo, če ima zadostno zgodovinsko vrednost, da jo je treba ohraniti ali nasprotno, uničiti.

Pomeni

1. Darmouth College. (SF). Življenjski cikel dokumenta: Definicije, podporne tehnologije in aplikacije. Pridobljeno: dartmouth.edu
2. González, L. (2015). Življenjski cikel dokumentov: Teorija treh dob. Pridobljeno iz: bibliopos.es
3. Larrivee, B. (2013). Kaj je življenjski cikel elektronskega upravljanja z dokumenti? Pridobljeno: documentmedia.com
4. Rouse, M. (SF). Življenjski cikel dokumenta. Pridobljeno: whatis.techtarget.com
5. Yebra, M. (2016). Življenjski cikel dokumentov - španski arhivski sistem. Pridobljeno od: normadat.es.