PRIROČNIK ZA POSTOPKE PODJETJA: ZA KAJ GRE, PRIPRAVA - DUDE - 2025

Priročnik postopkov v podjetju, je pisni dokument, ki navaja korak za korakom navodila o tem, kako za dokončanje delovno nalogo ali kako , da se ukvarjajo z določeno situacijo, ko se pojavi na delovnem mestu. Vsebuje najboljše prakse podjetja in opise glavnih poslovnih procesov.

Ta priročnik vsebuje tudi metode in standarde, kako naj bi delo potekalo. Oblikovanje priročnika za postopke pomaga podjetju usmeriti k rasti, poenostavlja usposabljanje in olajša njegovo sposobnost lestvice.

Ta priročnik je lahko vezivo s tremi obroči, mapa na omrežnem skupnem pogonu ali samodejna različica, objavljena v spletu, z uporabo programske opreme za upravljanje postopkov. Vsakdo bi moral razumeti, iz česa je narejen priročnik za postopke in kje ga je mogoče najti, ko ga kdo potrebuje.

Pisanje priročnika za postopke zahteva jasno razumevanje korakov, ki so vključeni v določen postopek. Ker podjetje raste, bodo potrebni novi postopki. Priročnik za postopke je mogoče obravnavati tudi kot knjižnica postopkov.

Priročnik vsebuje vzorčne postopke, ki jih je mogoče uporabiti kot predlogo za nove operativne postopke. Vsi zaposleni v organizaciji se morajo izobraževati o politikah in postopkih podjetja; vedno bi morali imeti takojšen dostop do priročnika za postopek.

Za kaj gre?

Z uporabo dobro napisanega priročnika o postopkih lahko podjetje učinkoviteje olajša izobraževanje novih zaposlenih.

Poleg usposabljanja priročnik za postopke daje sedanjim članom skupine vire za spoznavanje manj uporabljanih postopkov in zagotavlja, da se izvajajo v pravilni formalnosti, obenem pa ohranja nadzor kakovosti.

Zaposleni morajo razumeti, kaj se od njih pričakuje. Nadzorniki potrebujejo priročnik s postopki za upravljanje poslovnih procesov. Z dokumentiranjem standardov sporočate, kaj je pomembno za rast, kakovost in zadovoljstvo strank.

S politikami in postopki, ki vplivajo na funkcionalno področje, so prvi zaposleni pooblaščeni za sprejemanje učinkovitih odločitev, ki prihranijo čas.

Priročnik o učinkovitih postopkih ponuja ustrezne metode medresorske komunikacije, ki osebju omogoča skupno reševanje vsakodnevnih poslovnih težav, ne da bi pri tem potrebovali nepotrebno nadzorno sodelovanje.

Cilj priročnika za postopke bi moral biti organiziranje različnih vsebin, ki bodo odražale tako oblike kot sredstva komuniciranja podjetja, da bi lahko storitev ali izdelavo izdelka izvedli z najnižjimi stroški in v najkrajšem možnem času.

To ima še dodatno korist, saj ohranja zadovoljstvo in motivacijo zaposlenih na visoki ravni.

Kako narediti?

Pred razvijanjem priročnika za postopke je pomembno razumeti razliko med politiko, temeljnim postopkom in postopkom.

- Politika je niz osnovnih načel in z njimi povezanih smernic, ki jih je oblikovalo in uporabljalo vodstvo organizacije za usmerjanje in omejitev svojih ukrepov pri doseganju dolgoročnih ciljev.

- Osnovni postopek je zaporedje medsebojno odvisnih in povezanih postopkov, ki na vsaki stopnji porabijo enega ali več virov (čas zaposlenega, energija, stroji, denar) za pretvorbo vložkov v izdelke. Ti rezultati služijo kot vložek za naslednjo stopnjo, dokler ni dosežen znan cilj ali končni rezultat.

- Postopek je zaporedje dejavnosti ali fiksni potek ukrepanja, določen s koraki (ki vsebujejo jasno določene začetne in končne točke), ki jih je treba izvesti v istem vrstnem redu za uspešno dokončanje naloge.

Določite osnovne procese

Upoštevati je treba vse osrednje procese, ki jih ima podjetje. Začne se z določitvijo procesov, ki bodo opisani in preslikani v priročniku s postopki, in ustvari povzetek vseh postopkov, ki jih želite vključiti.

Čeprav ni mogoče našteti vsakega postopka, je treba določiti najbolj temeljne in najpomembnejše. Na primer, restavracija lahko definira temeljne procese, kako je določena jed pripravljena, toda prav tako pomemben je postopek čiščenja restavracije.

Ustvariti je treba seznam temeljnih procesov, ki jih je treba zajeti, tako da jih je mogoče po mapiranju vključiti v priročnike s postopki. Oris bo služil kot vodilo za zagotovitev, da nobena od nalog ne ostane, ko se priročnik začne pisati.

Napišite uvod

Vključite kratek opis tega, kar je vključeno v priročniku, ki se nanaša neposredno na ljudi, ki bodo uporabljali priročnik, kaj lahko bralci pričakujejo pri uporabi priročnika in najboljši način uporabe priročnika (t.j. 'preberite naslovnico, da pokrijete konec "ali" uporabi kot referenco za iskanje postopkov po potrebi ").

Vzpostavite diagram poteka vsakega postopka

Vsak postopek je določen s koraki ali nalogami, ki so potrebni za njegovo dokončanje. Če manjkate korak, lahko pomeni izgubo ali zamudo naročila ali pomanjkljiv končni izdelek. Vzpostavitev diagrama poteka opredeljuje delovni tok.

Če želite dokončati priročnik, morate začeti z enim postopkom: začnite s prvim postopkom v orisu. Začrtani so koraki, ki so potrebni za dokončanje postopka, nato se vrnete nazaj in zapišete podrobnosti za vsak korak.

Vsak korak mora biti jasen in jedrnat. Vsak korak mora zagotoviti dovolj podrobnosti, da lahko kdo sledi navodilom.

Recimo, da ustvarite postopek za prodajni postopek z zahtevo po internetu. Najprej je sestavljen diagram poteka, kako je možno stranko najprej vzpostaviti stik, potem ko je zahteval informacije: s telefonskim klicem, e-pošto ali besedilnim sporočilom.

Če prvotno ni mogoče vzpostaviti stika s potencialnimi strankami, se izračuna kolikokrat spremlja prodajna skupina s posebnimi skripti za vsak stik.

Ob stiku s stranko se dodeli drugačen skript in niz nadaljnjih ukrepov, odvisno od tega, ali je kupec kupil izdelek ali se odločil počakati.

Dajte postopek nekomu drugemu, naj prebere

Pomembno je imeti sodelavca ali nekoga, ki ga poznate, da ga je prebral in sledite navodilom, kot so napisana. Ta oseba lahko zagotovi dragocene povratne informacije, če obstajajo koraki, ki jih niste mogli dokončati ali jih niste razumeli.

Postopek je odpravljen na podlagi pripomb. Morda boste morali navodila napisati, urediti ali dodati nekaj.

Ustvarite kontrolne sezname in obrazce

Vsak postopek lahko člani skupine lažje sledijo obrazcu ali kontrolnemu seznamu. Zato je treba razviti podrobno predlogo na podlagi preslikanega postopka.

Če morate ob vstopu stranke zbrati posebne podatke, morate zagotoviti, da ima predloga vse zahtevane informacije, predstavljene na jedrnat način.

Ne smemo domnevati, da si člani skupine zapomnijo vse, kar navaja postopek, še posebej, če stranka stoji nasproti njih. Kontrolne sezname in obrazce je treba vključiti kot dodatek k diagramu poteka in korakom postopka.

Vključite ga v priročnik s postopki

Potem, ko je diagram poteka dodeljen vsakemu procesu in so bile ustvarjene vse predloge podpornih dokumentov, so vključene v celoten priročnik za postopke. Priročnik je organiziran na oddelku.

Na primer, v priročniku s postopki so lahko razdelki "Prodaja", "Operacije" in "Distribucija". Vsak odsek je razdeljen na glavne procese tega oddelka, običajno po vrstnem redu, da se vsak temeljni postopek izvaja v celotni dostavi izdelkov.

V razdelku »Distribucija« bi lahko imeli več glavnih procesov, kot so »Naročite naročilo«, »Paket za dostavo«, »Dostava« in »Sledenje«.

Priročnik za postopek je organiziran z vsebino, vsak postopek pa je jasno naveden s krepkim naslovnim naslovom.

Naslovna stran vsebuje ime priročnika, vsebino, uvod in postopke po vrstnem redu vsebine.

Člani skupine bi lahko celo postavili zavihke, da bi lažje pregledali priročnik in jim pomagali poiskati ustrezne postopke v svojih oddelkih.

Nazadnje se kopije izdelujejo in distribuirajo. Spodbujajte nenehne povratne informacije in po potrebi posodabljajte priročnik. Na določenem območju vsake funkcionalne lokacije mora biti na voljo priročnik z uporabo politik in postopkov.

Primeri

-Razložiti kuhanje hamburgerjev na določen način.

-Vsebina o tem, kako ukrepati v primeru požara, potresa ali naravne nesreče.

-Vsebina o tem, kako obravnavati pritožbe strank ali agresivno stranko.

-Konstruira za izvajanje postopka izbire osebja.

-Razloženo za delo v restavraciji.

Reference

1. Kimberlee Leonard (2017). Kako napišem standardni priročnik za operativne postopke? Mala podjetja - Chron. smallbusiness.chron.com.
2. Chris Anderson (2017). Kaj je priročnik za politike in postopke? Bizmanualz. Vzeto iz: bizmanualz.com.
3. Bizfluent (2017). Opredelitev priročnika s postopki. Vzeto z: bizfluent.com.
4. Chris Anderson (2017). Kakšen je namen priročnika za postopek? Bizmanualz. Vzeto iz: bizmanualz.com.
5. Predloga laboratorij (2018). 37 Predloge za najboljši standardni operativni postopek (SOP). Vzeto iz: templatelab.com.
6. Greg Marsello (2017). 8-stopenjski vodnik za gradnjo STANDARDNEGA NAVODILA ZA UPORABO. Lern. Izvedeno z: blog.lern.org.