URADNO PISMO: ZNAČILNOSTI, DELI IN PRIMERI - KULTURNI BESEDNJAK - 2026

Uradni dopis, je tista, ki je naslovljena na organ, neznano osebo ali nekoga znano, sredi kontekstu, ki je nujno pomeni odnos formalnost. Ta vrsta pisne komunikacije je pogosta v delovnih in akademskih okoljih, pa tudi v nekaterih družbenih okoljih.

Uradna pisma so zgolj informativna komunikacija. V več primerih lahko izrazijo tudi več osebnih občutkov, čeprav jih običajno pošljejo z namenom, da nekaj sporočijo.

Primer formalnega pisma

Jezik formalnih pisem ima določeno ostrino resnosti, skuša izraziti spoštovanje do pošiljatelja sporočila. Prav tako je za njih značilno, da so kratke in jedrnate: njihov namen je predvsem nekaj obvestiti, s formalnim pismom pa se želi izraziti na čim natančnejši način.

Značilnosti formalnega pisma

So zgolj informativne narave

Uradna pisma so namenjena predvsem obveščanju. Te informacije so za pošiljatelja lahko nove ali pa so opomnik na vprašanje, ki je bila odkrita ob prejšnji priložnosti.

Vsekakor uradna pisma običajno niso sredstvo za pošiljanje voščil ali vzdrževanje stikov med ljudmi; Njegova osnovna funkcija je posredovanje informacij v danem kontekstu.

Uporabljajo spoštljiv jezik

V formalnih pismih naj bo spoštljiv jezik. Vir: pixabay.com

Pri teh vrstah črk se uporablja precej formalni jezik. V celotni komunikaciji mora pošiljatelj zaznati, da se z njim ravna s spoštovanjem in pozornostjo.

V uradnih pismih morajo biti navedena imena pozicij pošiljatelja ali izbrani naslov, če je tako.

Kratki so

Ker imajo zelo specifično funkcijo, je za formalne črke značilna njihova kratka dolžina. Skuša se izogniti temu, da bi moral prejemnik pisma porabiti preveč časa za njegovo branje.

Namesto, da bi sporočilo hitro prešlo. Zato je pomembno, da v formalnih pismih ni nepotrebnih odstavkov.

Informacije so izražene natančno

Kot smo navedli v prejšnji točki, je za formalne črke ključna natančnost. Pri pisanju te vrste komunikacije se je nujno izogibati zastavljenim stavkom, odstavkom polnila ali nepotrebnim podatkom, ki bralca ne zanimajo.

Celotno pismo mora biti polno dragocenih informacij, izraženih tekoče, spoštljivo in natančno.

Lahko se usmerijo k znancem ali neznancem

Pošiljatelji uradnih pisem so lahko znane ali neznane osebe. Na primer, sosed skupnosti lahko napiše pismo, naslovljeno na predsednika te skupnosti, da zahteva sklic izredne seje zaradi posebne težave.

Zelo verjetno je, da kdor piše pismo, pozna predsednika skupnosti, lahko celo sklene prijateljsko razmerje ali da se z njim pogovarja bolj pogovoro, vendar pa mora biti pismo, ki ga je treba napisati, formalno.

Prav tako lahko te vrste pisem pošljemo tudi neznancem. Na primer, strokovni učitelj, ki živi v Madridu, lahko županu tega mesta napiše uradno pismo, da ponudi izobraževalni program, osredotočen na otroke, ki sodelujejo v osnovnem izobraževanju v lokalnih šolah na tem območju.

V tem primeru učitelj župana morda ne pozna osebno, vendar ga lahko kljub temu nagovori v uradnem pismu.

Njegova struktura vključuje elemente protokola

Uradna pisma običajno vključujejo informacije, povezane s položaji izdajatelja in pošiljatelja, pa tudi posebna imenovanja, ki se lahko pojavijo.

Te omembe so zelo pomembne v strukturi formalnih pisem, saj pomenijo popolno priznanje osebe, ki bo pismo prejelo in se v komunikaciji razlaga kot znak spoštovanja in skrbi.

Morate posebno paziti na črkovalna pravila

Pri vsaki vrsti pisanja je potrebno dobro črkovati in pisati, v formalnem pismu pa je še bolj nujno, da so vsi odstavki napisani pravilno.

Končno besedilo mora narediti več revizij in pomembno je biti zelo natančen pri vseh podrobnostih. V nasprotnem primeru lahko pride do napak v pismu in pošiljatelj takšne komunikacije ne bo obravnaval kot resno ali dragoceno; Lahko ga celo razlagate kot nespoštljivo.

Deli uradnega pisma

Kraj in datum

Ti podatki se običajno nahajajo v zgornjem desnem delu grafikona, čeprav jih je mogoče najti tudi v zgornjem levem območju. Pomembno je, da teh elementov ne pozabimo, saj so ti tisti, ki bodo omogočili, da se komunikacija zabeleži in postavi v določen kontekst.

Najpogosteje je, da se mesto postavi najprej in nato datum, glede na obliko trenutnega dne, meseca in leta. Na primer: "Madrid, 15. oktobra 2019".

Glava

V tem razdelku je treba omeniti pošiljatelja sporočila. Ta omemba mora vsebovati ustrezen naslov (to je "gospod", "madam", "darilo", "doña" itd.) In polno ime osebe.

V naslednji vrstici bi se moralo prikazati položaj zadevne osebe ali naslov, ki ga imajo v primeru plemstva ali plemiča.

Po teh informacijah nekateri uporabljajo besedo "prisoten". Gre za konvencijo, ki ni obvezna, vendar jo je mogoče uporabiti, če pisatelj pisma meni, da je preudarno. Primer glave je lahko naslednji:

"Gospa Camila Flores

Namestnik 6. okrožja regije Valparaíso

Sedanjost. "

Lep pozdrav

Ta razdelek zaseda le eno vrstico. Ne pozabite, da je namen uradnega pisma biti čim bolj neposreden, spoštljiv in natančen.

Zato bo pozdrav pošiljatelju med drugim vseboval izraz vljudnosti, kot so "cenjeni", "ugledni", "spoštovani" ali "cenjeni".

Poleg tega mora vsebovati naslov, ki je bil že prej postavljen ("gospod", "madam", "darilo", "doña", med drugim), pa tudi položaj pošiljatelja, ki je bil prav tako vstavljen v glavo. Dober pozdrav za uradno pismo lahko izgleda takole: "Draga gospa namestnica."

Uvod

V prvem odstavku formalnega pisma je treba natančno navesti, kakšen je razlog za sporočilo. Ta uvod bi moral učinkovito razjasniti glavni pritisk pisma in kaj se pričakuje od pošiljatelja.

Prav tako lahko v uvodu hitro natančno določimo, kdo piše pismo in s kakšno sposobnostjo spodbuja omenjeno komunikacijo.

Tisti, ki bere uradno pismo, mora razumeti, kakšne so glavne informacije ravno s tem, ko je prebral prvi odstavek. Tako boste v pismu hitro prepoznali, kakšna dejanja se od vas zahtevajo. Tu je primer uradnega uvoda pisma:

"Z vami govorim kot prebivalec soseske Bellas Artes z namenom, da izrazim svojo hvaležnost za odprtje komunalnega parka Juan Díaz, ki se nahaja v središču omenjene soseske in je pomenil očitno izboljšanje kakovosti življenja tistih, ki tam živijo ”.

Telo

Ustreza razvoju besedila. Ta razdelek mora vključevati vse dopolnilne vidike, povezane z glavnim razlogom za komunikacijo, ki je bil izpostavljen v prejšnjem odstavku.

Pomembno je, da se pismo ne razširi preveč, vedno mora biti napisano čim natančneje. Pomembno pa je tudi, da komunikacija ni nepopolna, saj jo želimo narediti zelo kratko.

Obstajati mora ravnotežje, ki omogoča, da je dolžina pisma kratka, hkrati pa je mogoče pošiljatelju predložiti popolne podatke.

Zbogom

Poslovitev je na koncu pisma. Ta razdelek ponuja priložnost, da na hitro in povzetek poudarite glavno idejo.

Poslovitev lahko vključuje tudi ljubečo in prijazno besedno zvezo, ki zaključi pogovor. Primer poslovitve v uradnem pismu je lahko naslednji: »Cenim delo, opravljeno v tej soseski glavnega mesta in ostajam na voljo za prihodnje projekte socialnega izboljšanja. Poslovi se od tebe. "

Firma

Je zadnji odsek pisma. V tem razdelku je navedeno polno ime osebe, ki piše pismo, ter njihov položaj ali naslov, odvisno od primera.

Temu imenu je podpis osebe. Za uradna pisma se običajno uporablja isti podpis, ki se uporablja v običajnih pravnih dokumentih. Lahko je ročno napisano ali je lahko elektronski podpis.

Drugi

Če je obrazec za pismo poslan od uradne institucije ali organizacije, je lahko logotip v zgornjem desnem kotu.

Primeri

Uradno odstopno pismo

Madrid, 15. novembra 2018

G. Joaquín Guerrero

Direktor za človeške vire časopisa El País

Sedanjost.

Spoštovani gospod direktor:

Pišem vam z namenom, da vam sporočim mojo odločitev, da s 1. decembrom 2018 trajno opustim svoj položaj glavnega novinarja mednarodne sekcije uglednega časopisa El País.

Ta odločitev se odziva na osebne razloge, ki so neizogibni in nimajo ničesar s slabimi izkušnjami znotraj podjetja, v katerih sem tri leta usklajeno delovala.

Serva predstavi sporočilo, da se vam zahvaljuje za zaupanje, ki mi ga je družba ves čas namenila. Moje delovne izkušnje v El Paísu so predstavljale pomembno priložnost za poklicno in osebno rast, za kar sem neizmerno hvaležen.

Brez dodatnega veselja in čakanja na razumevanje, se poslovi,

Daniel Fernandez

Novinarka mednarodne sekcije El País.

Uradni tožbeni zahtevek

Karakas, 26. septembra 2019

G. Samuel Palacios

Generalni direktor Movistara

Sedanjost.

Spoštovani gospod manager:

S pomočjo tega sporočila vam pišem, da vas obvestim o mojem nesoglasju v zvezi z internetno storitvijo, ki jo ponuja podjetje, ki ga vodite. Zadnjih 15 dni neprekinjeno sem bil brez internetnih storitev in moje razmere še niso rešene.

Zavedam se, da obstajajo določeni kanali, ki so primerni za predstavitev ustreznih pritožb, vendar spoštljivo navajam, da so bile moje pritožbe že registrirane v zadnjih 15 dneh in nisem mogel ponuditi zadovoljivega odgovora.

V tem dopisu prilagam kopije računov, ki so bili pravilno plačani v zadnjih dveh mesecih, in seznam s številkami zahtevkov, ki sem jih vložil v službi za stranke. Še naprej sem pozoren in pripravljen, če je treba predložiti katero koli drugo dokumentacijo.

Vnaprej sem hvaležen za razlike, ki jih morate storiti, da bi zagotovili razrešitev mojega primera pristojnim oblastem, s katerimi lahko odgovorijo na moje zahteve.

Prejmite prisrčen pozdrav od mene.

Lep pozdrav,

Diana González Riera

CI 18,574,296

Uradno hvaležno pismo

Barcelona, ​​8. januarja 2019

Gospodična Beatriz Villarejo

Direktorica Barcelonskega inštituta za sodobni ples

Sedanjost

Spoštovana gospa Villarejo:

Iskreno se zahvaljujem vam in ekipi barcelonskega inštituta za sodobni ples za brezhibno spremljavo, ki so ga prijazno zagotovili v okviru II festivala sodobnega plesa, ki je potekal 6. in 7. Januarja 2019 in v organizaciji šole Impetu, katere direktor sem.

Ekipa z barcelonskega Inštituta za sodobni ples je omogočila, da je bila organizacija dogodka popolnoma uspešna. Zagotovljeni prostori so izpolnili pričakovanja plesalcev, koreografov in širše javnosti, prejeli pa smo zelo ugoden odziv publike.

Zavedamo se, da tega dogodka ne bi bilo mogoče brez sodelovanja inštituta, ki ga vodite, in zelo smo hvaležni, da smo sodelovali s tako prizadevno ekipo.

V imenu vseh članov šole Impetu se zelo zahvaljujem in vam ostajam na voljo za skupno realizacijo prihodnjih dogodkov.

Prejmite zelo prisrčen pozdrav.

Lep pozdrav,

Olga Rojas

Ravnateljica šole sodobnega plesa Impetu

Uradno pismo prošnje

Buenos Aires, 7. marca 2019

Gospod Carlos Cajal

Ford Argentina Vodja prodaje

Spoštovani gospod Cajal:

S tem sporočilom vam spoštljivo pošiljam zahtevo, da v tekočem mesecu prodajalcu deset (10) enot avtomobilov modela Fiesta Power v roku tekočega meseca pošljete prodajalcu Auto Summit. Prilagam ustrezne račune, dejansko plačane 28. februarja 2019.

Kot ponavadi zelo cenimo, da je mogoče omenjeno dostavo opraviti zjutraj (med 8:00 in 12:00), tako da lahko osebje, ki je pristojno za takšne funkcije, ustrezno sprejme osebne avtomobile.

Vnaprej se vam zahvaljujem za pripravljenost in sem pozoren na vsako prošnjo, ki jo morda želite.

Lep pozdrav,

Diego Miranda

Vodja nabave za samodejni vrh

Uradno vabilo

Quito, 9. decembra 2019

Gospod Alvarez Suárez

Nagovarjamo vas z velikim veseljem, da povabimo vas in vašo družino na našo zakonsko zvezo, ki jo bo Bog pripravil 7. januarja 2020.

Slovesnost bo potekala v Iglesia de la Compañía de Jesús, ki se nahaja v Calle García Moreno N10-43, ob 17:00. Banket bo v slavnostni dvorani Ruiseñor v ulici Amapola N30-4, ob 20:00. Kostum, predlagan za oba dogodka, je formalne narave.

S spoštovanjem vas prosimo, da potrdite svojo udeležbo na prireditvi in ​​se vam vnaprej zahvaljujemo za vašo prisotnost kot priče naše poroke.

Prejmite zelo srčen pozdrav od nas,

Lep pozdrav

Roberto Álvarez in Fabiola Rodríguez

Uradno pismo o prostovoljnem umiku

Mesto Panama, 12. maja 2019

Carla Guzmán

Direktor za človeške vire Revlona Paname

Sedanjost.

Spoštovana gospa Guzmán:

S tem sporočilom vas obveščam, da sem se odločil, da bom zaradi osebnih razlogov zahteval svoj prostovoljni dopust. Želim poudariti, da je ta odločitev nepreklicna in začne veljati s 1. junijem 2019.

Izkoristim to priložnost, da vas obvestim, da bom od prihodnjega ponedeljka, 15. maja, poslal ustrezno obvestilo, ki ga določa zakon, in po tem 15-dnevnem obdobju se bom popolnoma oddaljil od podjetja.

Zelo sem hvaležen za zaposlitvene priložnosti, ki mi jih je zagotovil Revlon Panama, odkar sem se pridružil podjetju. Na razpolago sem vam za predstavitev dokumentacije, za katero menite, da je za izvedbo upravnega postopka na najboljši možen način.

Poslovil se je s hvaležnostjo,

Luis David Reyes

Prodajni koordinator Revlon Paname

Uradno pismo za zahtevo zaposlitve

Santiago de Chile, 4. julij 2019

Inés Martínez

Vodja izbora hotela Marriot

Spoštovana gospa Martínez:

To sporočilo pišem kot odgovor na prošnjo za osebje za stranke, ki jo je družba Marriot objavila v državnem tisku.

Imam izkušene izkušnje na področju storitev za stranke že več kot 4 leta in optimalne veščine, povezane s spoštljivo in asertivno obravnavo splošne javnosti. Zaradi tega se predstavljam kot kandidat za ponujeno delovno mesto.

Sem proaktiven delavec, sposoben za timsko delo in visoke vodstvene sposobnosti. Odprta sem za prilagajanje duhu podjetja, prispevanju svoje izkušnje na terenu in pripravljenosti za nenehno izboljševanje procesov.

Priložen je moj življenjepis, kot tudi priporočila, ki jih je podpisalo več mojih nekdanjih delodajalcev. Če menite, da je to smiselno, ostajam na voljo, da se dogovorim za sestanek, na katerem bomo lahko poglobili podrobnosti tega, kar tukaj navajam.

Vnaprej hvala, prejemite topel pozdrav.

Lep pozdrav,

Paola Vasquez Hernandez

Uradno pismo, da zahtevate nekaj

Bogota, 8. oktobra 2018

G. Patricio Pinto

Direktorja kvalifikacijskega odbora za sprejem in izključitev članov sindikalnega kluba

Spoštovani gospod Pinto

Pišem vam, da bi od kvalifikacijskega odbora za članstvo in izključitev zahteval mojo vključitev kot člana kluba Union, v vlogi ustanovnega člana politične stranke Opción Ciudadana.

Union Club ima od ustanovitve močno tradicijo spodbujanja razprav in razprav. Znani ljudje s političnega, gospodarskega in družbenega področja so se zbrali v njegovih razsežnih prostorih z namenom izmenjave idej in ustvarjanja konvergenčnih scenarijev.

Kot ustanovitelj stranke Opción Ciudadana menim, da je primerno, da se pridružim temu prestižnemu klubu, katerega člani bom lahko ponudil vizije, ki sem jih zgradil v svojih 20-letnih izkušnjah s politiko, kot tudi svojo široko mrežo stikov, ki so pripravljeni sodelovati s klubom v zadevah po potrebi.

Prilagam svoje osebne in poklicne poverilnice in se vam vnaprej zahvaljujem za vašo obravnavo v tej vlogi, ki vam jo z veseljem predstavljam.

Lep pozdrav,

Oscar Katz Piñera

Ustanovitelj politične stranke Opción Ciudadana

Uradno pismo za sestanek

Mexico City, 26. maja 2017

Gospa Federica Armijo

Predsednik upravnega odbora stavbe v Las Floresu.

Sedanjost.

Spoštovana gospa Armijo:

Namen tega pisma je spoštljivo zahtevati sklic nujnega sestanka, na katerega so vabljeni vsi prebivalci stavbe Las Flores. Razlog za sestanek je določitev zaščitnih strategij pred nasilnimi protesti, ki smo jim bili priča na tem območju v zadnjih dneh.

Na ta način predlagam, da se sestanek čim prej opravi, da bi izvedli ustrezna dejanja za povečanje naše varnosti in varnosti stavbe.

Vnaprej se vam zahvaljujem za hitrost, ki jo lahko uporabite v tem primeru, in ostajam pozoren na sodelovanje, ki se vam zdi potrebno.

Lep pozdrav,

María Alexandra Quintero Mejías

Apartma 76, stavba Las Flores

Uradno pismo v državno blagajno

Valparaíso, 19. februarja 2019

G. Hugo Díaz Rojas

Vodja oddelka za upravljanje službe za notranje prihodke

Sedanjost.

Spoštovani gospod Díaz:

Preko tega pisma vas spoštljivo nagovarjam, da zahtevate vrnitev odtegljajev, evidentiranih v mojem imenu, ki ustrezajo drugemu semestru leta 2018.

Kot podlago za to zahtevo v to sporočilo prilagam povezane člene, ki so del davčnega zakonika, ki ureja našo državo in so povezani s primerom, ki vam ga predstavljam danes.

Vnaprej se vam zahvaljujem za vašo pozornost in vam ostajam na razpolago, da se dogovorite za sestanek z vami ali drugim predstavnikom te ugledne institucije.

Lep pozdrav,

Selena Gutierrez Torres

RUT 14 593 963-8

Uradno pismo županu

Valencia, 8. septembra 2019

G. Joan Ribó

Župan Valencije

Sedanjost.

Spoštovani gospod župan:

Pišem vam s tem dopisom, da z velikim spoštovanjem zahtevam podelitev dovoljenja za uresničitev IV sosedskega srečanja Valencije na osrednjem trgu občine Valencia, 8. novembra 2019.

Namen teh sosedskih srečanj je pozitivno povezati vse člane valenške občine, ponuditi rekreacijske dejavnosti in spodbujati prostore za razpravo, ki omogočajo načrtovanje izboljšav za celotno skupnost.

Ocenjuje se, da bo IV sosedsko srečanje v Valenciji trajalo 6 ur in bo sodelovalo približno 150 moških, žensk, dečkov in deklet.

Na razpolago imam, da načrtujete informativni sestanek, če se vam zdi potrebno, in se vam vnaprej zahvaljujem za vašo prijazno pozornost.

Lep pozdrav,

Tamara Nuñez Fuertes

Predsednik organizacijskega odbora IV sosedskega srečanja Valencije

Reference

1. "Modeli dogovora o odstopu od dela" v Direktoratu za delo čilske vlade. Pridobljeno 1. novembra 2019 iz ministrstva za delo čilske vlade: dt.gob.cl
2. "Uradno pismo" na izobraževalnem portalu. Pridobljeno 1. novembra 2019 s portala Educativo: portaleducativo.net
3. "Uradno pismo" v Wikipediji. Pridobljeno 1. novembra 2019 iz Wikipedije: wikipedia.org
4. "Struktura uradnega pisma" na YouTubu. Pridobljeno 1. novembra 2019 z YouTuba: youtube.com
5. "Model pisanja, da se sporoči prostovoljni umik" v razumem. Pridobljeno 1. novembra 2019 iz: Razumem: loentiendo.com
6. "Ključi za ustvarjanje odličnega zahtevka in kako napisati najpogostejše zahteve" v Management. Pridobljeno 1. novembra 2019 z Gestión: gestion.org
7. "Vzorec pisma, ki ga je treba predložiti zakladnici, ki je priložen popravljalnim računom" na računovodskem, davčnem in finančnem uradu. Pridobljeno 1. novembra 2019 iz računovodskega, davčnega in finančnega stola: Deskcontable.es
8. Beare, K. "Struktura uradnega pisma" v podjetju Thought & Co. Pridobljeno 1. novembra 2019 iz podjetja Thought & Co: thinkco.com
9. "Kako napisati uradno pismo" na WikiHow. Pridobljeno 1. novembra 2019 iz WikiHow: wikihow.com