DOPISNA ENOTA: FUNKCIJE, STRUKTURA, POMEN - KULTURNI BESEDNJAK - 2025

Korespondenca enota je delovna postaja, ki sprejema, razvršča, zapise in centralno distribuira notranje in zunanje komunikacije in dokumentov za vse člane organizacije med različnimi oddelki. Njegov cilj je zagotoviti, da bodo prejemniku dostavljeni učinkovito, hitro in v najboljših pogojih.

Zasebni in javni subjekti ali korporacije izvajajo ta program upravljanja dokumentov, da poenostavijo postopke nadzora dopisovanja. Gre za proces, ki je vključen v organizacijsko dinamiko in omogoča doseganje ciljev podjetja.

Dopisna enota zagotavlja učinkovito in hitro posredovanje informacij znotraj podjetja. Vir: pixabay.com

Od starodavnih arhivov do digitalne dobe je namen organizacije tega oddelka omogočiti enostaven dostop do dokumentarnih informacij, ki vas zanimajo, in zaščititi nadzorne zapise, datoteke, priročnike s postopki in vso zgodovino podjetje v fizični in / ali digitalni obliki.

Trenutno obstaja razvita programska oprema za pospešitev upravljanja dokumentov, ki je pozitivno vplivala na okolje, saj fizična datoteka ponavadi izgine in se izogne ​​porabi papirja.

Prav tako je dostava ali prejemanje korespondence prek intraneta in ekstraneta bolj dinamična in hitra.

Lastnosti

Dopisna enota ima posebne funkcije, namenjene dokumentiranju, organizaciji in učinkoviti distribuciji korespondence, ki vsebuje informacije, ki so značilne za podjetje ali storitev, ki se opravlja, ter vso ključno dokumentacijo za podporo upravne in organizacijske dejavnosti.

Specifične funkcije dopisne enote vključujejo naslednje:

- Nadzor nad vnosom in izstopom dokumentov.

- Razdelite komunikacije na ustrezna območja.

- Obdelava korespondence in komunikacij, ustvarjenih znotraj in zunaj.

- Optično branje dokumentov.

- Naročite, razvrstite in opišite dokumente dokumentarnega sklada družbe.

- Ohranjanje in nadzor dokumentarne produkcije.

- Dopisu, ki se proizvaja ali prejema (vložitev), dodelite zaporedne številke.

- Izberite dokumente in komunikacije, ki jih je treba hraniti, in jih prenesite v osrednji arhiv.

Struktura

Dopisna enota je organizirana glede na velikost in značilnosti podjetja ali ustanove. Na splošno je odvisno od sedeža, ki je razdeljen na dve enoti: ena za vstop in ena za izstop.

Vsaka podenota ima posebne funkcije, usmerjene v upravljanje in nadzor nad vsem, kar ima opraviti z notranjo in zunanjo korespondenco. Te vrste enot so strukturirane na naslednji način:

Vodstvo

V njem so opredeljeni predpisi in politike, ki racionalizirajo, standardizirajo in urejajo izdelavo dokumentov, načine razdeljevanja, pošiljanje in prejemanje korespondence ter naloge članov oddelka. To pomeni, da na usklajen način povezujejo postopek upravljanja dokumentov in arhivov ter njegovo učinkovito sistematizacijo.

Ujemanje podenote

Zadolžena je za izvajanje metod distribucije in nadzora na področju upravljanja z dokumenti, ki temeljijo na politikah in predpisih, ki jih določa podjetje. To je razdeljeno na:

Vhodno dopisovanje

Gre za dokumente, ki prispejo in so usmerjeni v različne oddelke ustanove. Na tem področju so prejeti dokumenti. Pred zapečatenjem prejema potrdila je treba preveriti:

- Zares so namenjeni instituciji ali podjetju.

- Zadeva je lastna ustanovi ali podjetju.

- So pravilno zapečateni in podpisani.

- Priloge, če obstajajo, so popolne. Če niso, je treba zahtevek takoj izdati izdajatelju v pisni ali ustni obliki.

- Žig podenote je nameščen z datumom in časom prejema.

Nadzor in dostava

Nato se dokumenti razvrstijo tako, da simbol vpiše oddelek, kamor jih je treba poslati. Registracija se izvede v skladu z glavnimi kontrolnimi podatki, kot so datum prejema, oddelek, ki mu je namenjena, kontrolna številka registracije in izvirni podatki pošiljatelja.

Po tej fazi dokumentacije in razvrščanja se izvede razdelitev, ki sestoji iz pošiljanja korespondence vsakemu oddelku ali agenciji. Omenjeni oddelek bo nadaljeval s pečatom potrdila o prejemu in soglasju.

V primeru, da bo ugotovljeno, da dokument ni naslovljen na institucijo ali ni v njegovi pristojnosti, bo z ustreznim pojasnilom vrnjen pošiljatelju izvora.

Izhodna korespondenca

To področje je zadolženo za prejemanje korespondence in dokumentov iz vsakega oddelka podjetja ali ustanove in njihovo urejanje glede na njihov namembni kraj. Ko bodo potrdili naslednje, bo odposlala preko ustreznih kanalov:

- Dokumenti morajo biti napisani na institucionalnem papirju.

- Dokumenti morajo biti podpisani (izvirnik in kopija).

- Priloge morajo biti priložene.

- Podrobnosti o prejemniku in naslovu morajo biti pravilne.

- Odjava in odjava morata biti navedeni z datumom in kodo.

Po pregledu in odobritvi podatkov in značilnosti, določenih za pošiljko, nadaljujemo z odobritvijo dokazila o prejemu.

To območje prevzema odgovornost za pošiljanje in dostavo do destinacij, potem ko jih razvrstite glede na pot (po pošti, osebno ali neposredno, z izmenjavo, med drugim).

Ovojnice bodo označene, dokumenti, ki jih vsebujejo, pa bodo identificirani v kontrolni pošti ali računih v skladu s sredstvi, s katerimi so odposlani. Kot dokaz o prejemu morate vrniti kopijo dokumentov, žigosanih in podpisanih.

Nazadnje se vložijo po abecednem, številčnem, tematskem ali kronološkem vrstnem redu, da se opravi odjava in vzpostavi nadzor.

Pomen

Dopisna enota je občutljivo in zelo zaupno območje. Od tega je odvisno, da se odnosi in komunikacije znotraj in zunaj institucije izvajajo učinkovito in pravočasno.

Pomen korespondenčne enote temelji na dejstvu, da mora prav ta zagotavljati hrambo, hrambo in hrambo dokumentov, ki predstavljajo spomin na ustanovo ali podjetje.

Glavni cilj je pravočasen dostop do pisnih informacij, ki se obravnavajo v podjetju.

Reference

1. "Dopisna enota" na univerzi Santiago de Cali. Pridobljeno 8. julija 2019 z univerze v Santiago de Cali: usc.edu.co
2. Gutiérrez, E. "Štirje koraki za pravilno oblikovanje in organiziranje zapisov vašega podjetja" v delu niso papirji. Pridobljeno 8. julija 2019 iz No paper: nosonpapeles.com
3. Escobar, C. "Organizacija dokumentov" v dejavnostih. Pridobljeno 8. julija 2019 iz dejavnosti: blogspot.com
4. "Notranji predpisi za vložitev in dopisovanje" v Nacionalni gasilski službi Kolumbije. Pridobljeno 8. julija 2019 iz Nacionalne gasilske enote Kolumbije: gasilci.mininterior.gov.co
5. "Dopisne in arhivske enote v zveznem javnem sektorju" Monterrey Institute of Technology and Higher Studies. Pridobljeno 9. julija 2019 z Monterrey Institute of Technology and Higher Studies: itesm.mx