NAČELA NADZORA PODJETJA: NAČELA IN PRIMERI - DUDE - 2026

Za načela nadzora družbe, so pravila, ki zahtevajo, da obstajajo postopki in postopki, določenimi v računovodskih sistemov menedžerjem pomagajo nadzorovati in urediti poslovne dejavnosti, s čimer se zagotovi, da se sredstva družbe zaščiteni.

Cilj načel nadzora je zagotoviti, da računovodski sistem deluje pravilno in da se poslovni dogodki natančno beležijo. Očitno menedžerji ne morejo nadzirati vseh zaposlenih, zato obstaja možnost, da bo prišlo do nekaterih napak ali goljufij.

Za prepoznavanje in vzpostavitev učinkovitega nadzora mora poslovodstvo nenehno ocenjevati tveganje, spremljati izvajanje nadzora in po potrebi spreminjati kontrole.

Takšna bistvena poslovna funkcija zagotavlja razumno varnost z zmanjšanjem verjetnosti napak in varovanjem premoženja organizacije. Podjetja morajo zaradi svojega pomena upoštevati temeljna načela nadzora.

Glavna načela nadzora

Nadzorno okolje

Načrt vodenja in pričakovanja višjih vodstvenih delavcev, zlasti njihove kontrolne politike, določajo kontrolno okolje.

V kontrolnem okolju je dodatni nadzor, ki ga izvaja upravni odbor, ki zagotavlja upravno integriteto, etične vrednote, dobro opredeljeno organizacijsko strukturo ter kompetentne in zanesljive zaposlene, dodeljuje avtoritete in odgovornosti.

Nadzorne dejavnosti

Gre za posebne politike in postopke, ki jih uprava uporablja za dosego svojih ciljev. Ti vključujejo naslednje:

Ločitev opravil

Zahteva, da se različnim ljudem dodeli odgovornost za izvajanje različnih nalog v povezanih dejavnostih, zlasti tistih, ki vključujejo avtorizacijo, hrambo ali vzdrževanje zapisov.

Z zahtevo različnih ljudi za izvajanje teh funkcij se ustvari uravnotežen sistem nadzora.

Odobritev transakcij in dejavnosti

Pomaga zagotoviti, da so vse dejavnosti podjetja v skladu z ustaljenimi politikami in smernicami.

Zahteva, da določeni upravitelji odobrijo določene vrste transakcij, doda dodatno zavezo k računovodskim evidencam, saj dokaže, da so transakcije analizirali in odobrili ustrezni organi.

Standardizacija dokumentov

Vključuje izdelavo enostavnih računov, ki so enostavni za uporabo in so dovolj informativni, ter drugih dokumentov, uporabo že oštevilčenih in zaporednih dokumentov ter pravočasno pripravo dokumentov.

Standardizacija omogoča enostavno pregledovanje starih zapisov z iskanjem vira morebitnih neskladij v sistemu. Pomanjkanje standardizacije lahko pri takem pregledu nekatere stvari pozabi ali jih napačno razlaga.

Fizični nadzor in nadzor dostopa do sredstev in evidenc

To so elektronski ali mehanski nadzor (sefi, identifikacijske kartice, ograje, blagajne, video kamere, ključavnice) ali računalniški nadzor, povezan z privilegiji dostopa ali uveljavljenimi postopki za varnostno kopiranje in obnovitev.

Tehnologija na splošno lahko gre tam, kjer ljudje ne morejo, in na delovnem mestu ste lahko 24 ur na dan brez dodatnega plačila.

Nadzor dostopa do računovodskega sistema z gesli, ključavnicami in elektronskimi zapisi dostopa nepooblaščene uporabnike izpusti iz sistema, prav tako pa omogoča način revizije uporabe sistema za prepoznavanje virov napak.

Neodvisni pregledi

Podjetja morajo občasno pregledati svoje nadzorne sisteme. To bi moral storiti nekdo, ki ni opravil nobenega dela, ki ga je treba preveriti.

Ti pregledi pomagajo zagotoviti zanesljivost računovodskih informacij in učinkovitost poslovanja.

Dodelitev odgovornosti

Podjetje mora jasno določiti odgovornosti. Dodelitev posebnih odgovornosti ljudem zagotavlja, da razumejo svojo vlogo pri ohranjanju nadzora.

Če se kakšna odgovornost spregleda, bo z učinkovitim sistemom spremljanja jasno razvidno, kdo ne opravlja dodeljene naloge.

Primeri

Vsi ti nadzori izpolnjujejo cilje načela nadzora. Potem ko so nadzorni postopki vzpostavljeni, vodjem ni treba spremljati dejavnosti vsakega zaposlenega. Občasno lahko pregledajo kontrole, da se prepričajo, ali delujejo pravilno in se osredotočijo na vodenje podjetja.

Ločitev opravil

Dober nadzor je zagotoviti, da so funkcije vodenja evidenc ločene od dejanskega ravnanja z gotovino.

Iz tega razloga je blagajna zadolžena za pobiranje gotovine od strank, z možnostjo polaganja v banko, računovodski oddelek pa je zadolžen za evidentiranje teh denarnih prejemkov in bančne poravnave.

Na ta način posamezna oseba ne more vzeti kupčevega denarja in ga neupravičeno prisvojiti, kasneje pa prikrije lažno računovodstvo.

Če dve osebi opravljata ta dela, je edini način goljufije, če vsaka oseba sodeluje z drugo. Očitno je, da dva sodelavca, ki sodelujeta, krajšata veliko manj kot en sam zaposleni.

Odobritve

Zahteva odobritve za plačilo velikih izdatkov lahko prepreči brezobzirne zaposlene pri velikih goljufivih transakcijah s sredstvi podjetja.

Uradni cenik služi kot odobritev prodajnemu osebju za prodajo po teh cenah. Poleg tega lahko obstaja nadzor, ki prodajnemu direktorju omogoča, da odobri razumne spremembe cenika.

Promet osebja in počitnice

Obvezen promet zaposlenih ali počitniško obdobje se izvaja za odkrivanje goljufivih shem, kadar je za njegovo vzdrževanje potreben reden sistem.

Če računovodja vsaka dva meseca spremeni odgovornosti, človek ne bo mogel dosledno voditi lopovskega sistema.

Fizične revizije

Fizične revizije vključujejo ročno štetje gotovine in drugih fizičnih sredstev, zabeleženih v računovodskem sistemu, na primer zalog.

Fizično štetje lahko odkrije skrite razlike v stanju na računu s popolnim izogibanjem elektronskim zapisom. Štetje gotovine na prodajnih mestih je mogoče dnevno ali celo večkrat na dan.

Večje projekte, kot je fizični popis, je treba izvajati manj pogosto, morda letno ali četrtletno.

Periodične računovodske uskladitve

Zagotavljajo, da stanja v računovodskem sistemu sovpadajo s stanji na računih drugih subjektov, kot so banke, dobavitelji in stranke.

Razlike med temi vrstami dopolnilnih računov lahko razkrijejo razlike v lastnih računih ali pa napake izvirajo iz drugih subjektov.

Avtomatsko krmiljenje

Verjetno so najpogostejši notranji nadzori, ker ne samo da ščitijo podjetje, ampak povečajo njegovo učinkovitost.

Samodejne časovne ure so dober primer. Zaposleni preverijo te ure, ko pridejo, nato pa jih preverijo na koncu svoje izmene.

Avtomatizirana ura odpravlja možnost, da zaposleni varajo s svojim delovnim časom.

Reference

1. Tečaj MyAccounting (2018). Katera so načela notranjega nadzora? Vzeto iz: myaccountingcourse.com.
2. Tečaj MyAccounting (2018). Kaj je načelo nadzora? Vzeto iz: myaccountingcourse.com.
3. Michelle Miley (2017). Kakšnih je sedem načel notranjega nadzora? Naglušen. Vzeto z: bizfluent.com.
4. TTUHSC (2017). Osnovna načela notranjega nadzora. Vzeto iz: elpaso.ttuhsc.edu.
5. CliffsNotes (2016). Notranji nadzor. Vzeto iz: cliffsnotes.com.
6. Administrator (2015). 17 Načela notranjega nadzora. Etični zagovornik. Izvedeno iz: ethicaladvocate.com.
7. David Ingram (2018). Kateri so sedmi postopki notranjega nadzora v računovodstvu? Mala podjetja-Chron. Vzeto iz: smallbusiness.chron.com.