PREOBLIKOVANJE PROCESOV: VRSTE, MODELI, FAZE IN PRIMERI - DUDE - 2025

Proces prenove je strategija za upravljanje podjetij, ki se osredotoča na analizo delovnih procesov in poslovnih procesov v organizaciji, da bi dosegli bistvene izboljšave v učinkovitosti, produktivnosti in kakovosti.

Praksa je, da ponovno premislimo in preoblikujemo način dela, da bi bolje podprli poslanstvo organizacije in zmanjšali stroške. Poslovni proces se nanaša na nabor medsebojno povezanih nalog ali dejavnosti, ki se izvajajo za dosego določenega rezultata.

Vir: pixabay.com

Začne se z oceno poslanstva, strateških ciljev in potreb strank na visoki ravni. Zastavijo se temeljna vprašanja, kot je na primer Ali je treba misijo na novo opredeliti? Ali so strateški cilji usklajeni z misijo? Kdo so stranke?

Podjetje lahko ugotovi, da posluje pod vprašljivimi predpostavkami, zlasti glede na potrebe in želje svojih strank. Šele potem, ko organizacija ponovno preuči, kaj mora početi, se odloči, kako to storiti bolje.

Osredotočite se na procese

V okviru osnovne ocene poslanstva in ciljev se preoblikovanje osredotoča na procese, korake in postopke organizacije, ki urejajo način uporabe virov za ustvarjanje izdelkov in storitev, ki ustrezajo potrebam strank. ali določenih trgov.

Preoblikovanje identificira, analizira in preoblikuje temeljne poslovne procese organizacije s ciljem doseči dramatične izboljšave kritičnih ukrepov uspešnosti, kot so stroški, kakovost, storitev in hitrost.

Na informacijsko tehnologijo velja, da deluje kot spodbuda za ustvarjanje novih oblik organizacije in sodelovanja, namesto da podpira obstoječe poslovne funkcije.

Preoblikovanje procesov izhaja iz različnih strok in lahko prepoznamo štiri glavna področja, ki se lahko spremenijo: organizacija, tehnologija, strategija in ljudje. Kot skupni okvir za obravnavanje teh področij se uporablja pogled na postopek.

Vrste

Obstajajo tri različne vrste ponovnega inženiringa procesov, ki jih lahko začne vsako podjetje:

Prenova za izboljšanje stroškov

Ta vrsta ponovnega inženiringa lahko pripelje podjetje do izjemnih zmanjšanj stroškov nekritičnih procesov, bodisi korenito spremeni te procese, bodisi jih celo popolnoma odpravi.

To presega tisto, kar je mogoče doseči z običajnimi prizadevanji za zmanjšanje stroškov.

Preoblikovanje, da bi bilo bolj konkurenčno

S prizadevanjem tovrstne prenove se skuša poglobiti v glavne procese, ki nastajajo v poslu.

Ta naj bi postal najboljši v svojem razredu na svetovni ravni, obenem pa dosegel konkurenčno enakovrednost s podjetji, ki so v preteklosti postavljala pravila in postavljala industrijske standarde.

Prenova za radikalno točko inovacij

Ta vrsta prenove želi najti in izvesti radikalne točke inovacij, spremeniti obstoječa pravila in določiti novo opredelitev najboljših v razredu za vsa podjetja, ki se trudijo postati.

Modeli

ADKAR model

Model se osredotoča na element sprememb pri ljudeh, zlasti na to, kako zagotoviti, da zaposleni sodelujejo v podpori in verjamejo v spremembo.

Po tem modelu preide pogled na poslovno razsežnost in se osredotoči na prepoznavanje potrebe po spremembah, cilje, ki jih je treba uresničiti, kako bodo ti cilji izpolnjeni in na časovno lestvico, v kateri bodo izpolnjeni.

Za uspešno strategijo sprememb je treba skrbno skrbeti tako za poslovno kot osebno razsežnost. Obstaja pet ključnih korakov za zagotavljanje podpore zaposlenim.

Zavedanje

Zaposleni se morajo zavedati, kaj točno se dogaja in zakaj je to potrebno. Če se zaposleni teh stvari ne zavedajo, lahko izgubijo motivacijo in usmeritev znotraj strategije.

Vodstvo ima ključno vlogo pri zagotavljanju, da se zaposleni v celoti zavedajo vseh elementov procesa sprememb.

Želja

Podpora strategiji sprememb bi morala seveda priti od zaposlenih. Namesto da bi prisilili spremembe k zaposlenim, vključno z njimi v projektni viziji in razvoju, bodo zagotovili njihovo podporo končnemu rezultatu.

Znanje

Preoblikovanje bo verjetno prineslo spremembo rutine in spretnosti zaposlenih ter splošno spremembo v organizaciji.

Zaradi tega morajo biti zaposleni v celoti podprti za pridobitev in razvoj teh znanj.

Spretnost

To znanje je treba razviti, vendar se lahko zgodi le, če imajo posamezniki potrebno znanje.

Ojačitev

Po spremembi je treba okrepiti postopek sprememb in nagrade za posameznike, ki spremenijo svoje metode. To zagotavlja, da se zaposleni upirajo skušnjavi, da bi spet zdrsnili v stare navade.

Model prehoda mostov

Glavna moč modela je, da se osredotoča na prehod, ne na spremembe. Razlika med njimi je subtilna, a pomembna.

Sprememba se dogaja ljudem, čeprav se s tem ne strinjajo. Po drugi strani je prehod tisto, kar se dogaja v glavah ljudi, ko gredo skozi spremembe.

Spremembe se lahko zgodijo zelo hitro, medtem ko se prehod običajno zgodi počasneje.

Model izpostavlja tri stopnje prehoda, ki jih ljudje prehodijo, ko doživijo spremembe. To so:

- Prenehanje, izguba in izpustitev.

- nevtralna cona.

- Nov začetek.

Bridges pravi, da ljudje gredo skozi vsako fazo v svojem tempu. Na primer, tisti, ki jim je sprememba všeč, bodo verjetno hitro napredovali na tretjo stopnjo, medtem ko bodo ostali ostali v prvi ali drugi stopnji.

Faze

Preoblikovanje poslovnih procesov ni lahka naloga. Če se vsaka faza uspešno zaključi, poskusi sprememb morda ne bodo uspešni.

Ugotovite in sporočite potrebo po spremembah

Poiskati je treba preiskavo. Kateri procesi morda ne delujejo? Je konkurenca boljša ali slabša od podjetja v nekaterih pogledih?

Po tem, ko so na voljo vse informacije, je treba razviti zelo celovit načrt z udeležbo voditeljev različnih oddelkov.

Uprava bo morala odigrati vlogo prodajalca. Morali boste predstaviti veliko vizijo spremembe in pokazati, kako bo pozitivno vplivalo tudi na zaposlene z najnižjimi kvalifikacijami.

Zberite ekipo strokovnjakov

Kot pri vsakem drugem projektu tudi za prenovo procesov potrebuje tim visoko usposobljenih in motiviranih ljudi, ki bodo izvedli potrebne korake. V večini primerov ekipo sestavljajo:

Višji manager

Ko gre za večjo spremembo, potrebujete nadzor nekoga, ki lahko sprejema odločitve in koga neposredno kontaktira.

COO

Potreben bo nekdo, ki pozna zaplete procesa. Tam posreduje vodja operacij, ki je sodeloval s procesi in lahko prispeval svoje veliko znanje.

Strokovnjaki za prenovo

Potrebni bodo pravi inženirji. Postopki prenove bodo morda zahtevali strokovno znanje na več različnih področjih, od IT do proizvodnje.

Poiščite neučinkovite procese in določite ključne kazalnike uspešnosti (KPI)

Opredeliti je treba pravilne KPI. KPI se običajno razlikujejo glede na postopek, ki je optimiziran.

Potem je treba postopkom slediti posamično. Najlažji način za to je s preslikavo vaših poslovnih procesov.

Veliko lažje je, če imate vse pisno korak za korakom. Tu je uporaben operativni vodja, saj omogoča lažje definiranje in analizo procesov.

Najosnovnejši način dela s procesi je s pomočjo diagramov poteka. Vzemite svinčnik in papir ter postopke zapišite postopke.

Če imate več znanja o tehnologiji, lahko uporaba programske opreme za analizo procesov vse olajša.

Preoblikujte procese in primerjajte KPI

Na tej točki ni kaj dosti dodati. Zdaj morate storiti teorije v praksi in videti, kako se vzdržujejo KPI-ji.

Če kazalniki KPI pokažejo, da nova rešitev deluje bolje, lahko začnete rešitev počasi spreminjati in jo začeti uporabljati v vedno več poslovnih procesih.

Primeri

Ford Motors

V osemdesetih letih je ameriška avtomobilska industrija šla skozi recesijo. Pri zmanjšanju stroškov se je Ford odločil za temeljito analizo poslovnih procesov nekaterih svojih oddelkov in skušal najti neučinkovite procese.

Opazili so, da v računovodskem oddelku dela več kot 500 ljudi. Za primerjavo je približno 100 ljudi delalo v istem oddelku pri svoji konkurenci Mazdi.

Kljub temu, da je bil Ford večje podjetje, si je zastavil izmerljiv cilj, ki je bil zmanjšati število zaposlenih v tem oddelku na samo 200 ljudi.

Začeli so pobudo za prenovo procesa, da bi ugotovili, zakaj ima oddelek toliko osebja. Analizirali so trenutni sistem in ugotovili, da deluje na naslednji način:

- Ko je oddelek za nakup napisal naročilo, je kopijo poslal oddelku za plačilo.

- Nato je oddelek za nadzor materiala prejel blago in poslal kopijo dokumenta v zvezi s plačljivimi.

- Hkrati je dobavitelj poslal blago na dobavljeno blago.

Popolnoma nov postopek

Plačljivi uradnik se je moral ujemati s tremi nalogi in plačilo je izdal ročno. Ta postopek je zahteval veliko delovne sile na oddelku.

Namesto da bi naredil manjše spremembe, je Ford razvil povsem nov postopek. Informacijska tehnologija je igrala pomembno vlogo v tem novem procesu.

Razvili so bazo podatkov, v katero so poslali obvestilo, ko je oddelek za naročilo oddal naročilo.

Ko so bili materiali dostavljeni, jih je zaposleni v skladišču vnesel v računalnik. Tako je lahko takoj preveril, ali je bilo dobavljeno gradivo v redu, tako da so ga pozneje samodejno plačali.

Na ta način so bili v celoti odpravljeni plačljivi uslužbenci, ki so iskali usklajevanje z naročili, kar je zmanjšalo število zaposlenih v karieri za 75%.

Taco zvon

Taco Bell je obnovil svoje poslovanje in se bolj osredotočil na storitveni vidik ter centraliziral proizvodno območje.

Z oblikovanjem programa K-Minus so zunaj restavracije pripravljali meso, koruzo, fižol, solato, sir in paradižnik za svoje restavracije. V restavracijah so te pripravljene sestavine sestavljali šele, ko jih je zahtevala stranka.

Nekateri uspehi tega novega načina dela so bili večja motivacija zaposlenih, boljši nadzor kakovosti, manj nesreč, večji prihranki in več časa za osredotočenost na storitve za stranke.

Prednosti in slabosti

-Prednost

Zmanjšajte stroške in čas cikla

S ponovnim inženiringom procesov se zmanjšajo stroški in kratki cikli z odpravo neproduktivnih dejavnosti in zaposlenih, ki jih izvajajo.

Reorganizacija ekipe zmanjšuje potrebo po različnih ravneh upravljanja, pospešuje pretok informacij, odpravlja napake in predelavo, ki jo povzročajo večkratni prenosi.

Izboljšati kakovost

Preoblikovanje procesov izboljša kakovost z zmanjšanjem fragmentacije dela in vzpostavljanjem jasnega lastništva procesov.

Delavci prevzamejo odgovornost za svojo proizvodnjo in lahko merijo svojo uspešnost na podlagi hitrih povratnih informacij.

Povečati produktivnost

Cilj ponovnega inženiringa procesov je posodobiti zastarele procese in pogosto prinaša rezultate, ki prihranijo čas. Organizacija lahko na primer odkrije, da lahko določen postopek namesto štirih izvedeta dva zaposlena.

Naravnanost na stranke

S prehodom iz naloge usmerjenega v procesno usmerjen je poudarek na stranki. Prednost tega je, da vsi nepomembni procesi hitro pridejo do izraza, po katerih jih je mogoče enostavno odstraniti ali spremeniti.

Izboljšati konkurenčni položaj

Običajno so spremembe, ki jih organizacija naredi, opazne le postopoma. Če želite ostati konkurenčni in izpolniti potrebe strank, morate delovati ustrezno.

S ponovnim inženiringom procesov se v sorazmerno kratkem času uvedejo korenite spremembe.

-Pomanjkljivosti

Prilagoditev osebja

Nekateri delavci se morda ne bodo prilagodili spremembam, novi direktorji pa se lahko počutijo preobremenjene. Drugi delavci bodo zastareli, če bodo v okviru pregleda postopka odstranjeni njihovi glavni vlogi.

Če uslužbenec v ponedeljek zjutraj sliši, da se je spremenil njihov celotni opis dela, bi to lahko izgledalo moteče.

Zato je zelo pomembno, da se spremembe, ki se izvajajo, dobro sporočijo zaposlenemu.

Zahteva naložbo

Prenova procesa običajno zahteva vlaganje, zlasti v tehnologijo. Zastarele metode, na primer ročno opravljanje nalog, so obraz zamenjale z računalniškimi programi.

Programi izboljšujejo učinkovitost in zmanjšujejo napake, vendar mora podjetje vlagati v programsko opremo in usposabljanje, kar je draga možnost za podjetja, ki želijo takoj zmanjšati stroške.

Reference

1. Wikipedija, brezplačna enciklopedija (2019). Preoblikovanje poslovnih procesov. Izvedeno iz: en.wikipedia.org.
2. Sonia Pearson (2019). Preoblikovanje poslovnih procesov (BPR): definicija, koraki, primeri. Tallyfy. Vzeto iz: tallyfy.com.
3. Janše (2018). Preoblikovanje poslovnih procesov (BPR). ToolsHero: Vzeto iz: toolshero.com.
4. Katayoun Atefi (1997). Formalni modeli preoblikovanja poslovnih procesov za vrednotenje in potrjevanje zasnove. Vzeto iz: eil.utoronto.ca.
5. Pameten ISM (2019). Povečajte konkurenčnost vašega podjetja s ponovnim inženiringom poslovnih procesov (BPR). Vzeto iz: cleverism.com.
6. Organizacija podjetja (2017). Vrste prenove. Izvedeno iz: organizacionempresa.xyz.
7. Poslovni Jargoni (2019). Preoblikovanje poslovnih procesov. Vzeto iz: businessjargons.com.
8. Anna Assad (2017). Slabosti in prednosti BPR. Naglušen. Vzeto z: bizfluent.com.