POZITIVNE IN NEGATIVNE POVRATNE INFORMACIJE: KAKO V 9 KORAKIH - JOB - 2025

Dajanje pozitivnih ali negativnih povratnih informacij je uporaba komunikacijskih metod za prenos in prejemanje informacij o ustreznosti ali neprimernosti našega dela. V prvem pristopu do tega koncepta boste morda pomislili, da gre za negativne vidike, ki jih šefi sporočajo zaposlenim v podjetju.

Pozitivne povratne informacije ugotavljajo, da je bilo nekaj dobro opravljeno. Na primer: «Delo je bilo koncizirano jedrnato in je zelo dobro razumljeno. Negativne povratne informacije se pojavijo, ko je bilo nekaj storjeno narobe. Na primer: "Delo ni dobro razumljeno, ima zmede informacij."

Tako pozitivne kot negativne služijo izboljšanju uspešnosti osebe, ki ji posredujejo povratne informacije. Vendar je koncept povratnih informacij o zaposlitvi veliko obsežnejši in je lahko pozitiven ali negativen ter usmerjen v zaposlenega, šefa ali sodelavca.

Kot je dejal Farr (1993), je v delovnem okolju veliko informacij, ki nam povedo, kako opravljamo svoje delo. Vendar pa je treba te podatke smiselno uporabiti za dosego naših ciljev. Med drugim bodo povratne informacije o zaposlitvi omogočale:

• Odpravite napake pri uspešnosti.
• Zmanjšajte negotovost glede primernosti svojega dela.
• Vedite, kako vas drugi dojemajo in ocenjujejo.

Poleg tega bodo nekatere prednosti, ki jih boste pridobili s konstruktivnimi povratnimi informacijami v vašem delovnem okolju, naslednje:

• Izogibajte se konfliktom s sodelavci, zaposlenimi ali šefi.
• Imejte večje zadovoljstvo na delovnem mestu.
• Spodbujajte timsko delo in bodite učinkovitejši.
• Pridobivanje občutkov samokompetencije pri delu.

9 korakov za pozitivne ali negativne povratne informacije

Za učinkovito izvajanje tega opisa vam opisujemo 9 korakov, ki jih morate upoštevati pri razvoju te metode komuniciranja:

1 - Preden pošljete povratne informacije, izberite čas in kraj

Najprej bi morali vprašati drugo osebo, ali so takrat na voljo. V primeru, da je zaposlena, poskusite začeti pogovor pozneje.

Na ta način vam bo oseba, ki ji posredujete povratne informacije, namenila pozornost, ki jo potrebujete za učinkovito komunikacijo. Po drugi strani pa morate za izbiro scenarija upoštevati vrsto informacij, ki jih boste posredovali:

Ko gre za pozitivne povratne informacije, bi se morali odločiti za to v javnosti, da bo oseba še bolj socialno prepoznala ustreznost svojega dela.

V primeru, da želite sporočiti nekatere negativne vidike, izberite zasebno mesto, tako da delavec ne zazna, da mu je nerodno pred kolegi.

2 - Ne čakajte predolgo, da bi podali svoje mnenje

Če imate kakšen vidik, o katerem želite posredovati povratne informacije kolegu, zaposlenemu ali šefu, ne čakajte predolgo. V nasprotnem primeru si oseba ne bo dobro zapomnila, kaj je.

Če na primer nekomu rečete, da vedenje, ki ga je imel pred 3 meseci, ni bilo primerno, oseba verjetno ne bo kontekstualizirala, kaj se je zgodilo, zato vaše povratne informacije ne bodo imele želenega učinka.

Če pa komentirate pozitiven ali negativen vidik glede nečesa, kar so storili v zadnjih nekaj dneh, lahko vaše mnenje upoštevajo in popravijo - če je potrebno -, saj še vedno niso veliko odstopali od svojega cilja.

Poleg tega je ta točka še posebej pomembna v zvezi z negativnimi povratnimi informacijami, saj če svojega mnenja ne daste takoj, boste nakopičili pritožbe do osebe in boste morda nekega dne preobremenjeni in sporočite vse, kar vas muči z agresivno naravnanostjo.

To je običajno v vseh vrstah odnosov - prijatelji, partnerji, starši itd. - Če drugi osebi ne boste povedali, kaj vas moti, bo težko spremenil njihovo vedenje.

3 - Pokažite empatičen odnos

Postavite se v čevlje nekoga drugega z empatijo in razmislite, kako bi želeli, da vam posredujejo informacije o vašem delu in uspešnosti.

Zagotovo bi si želeli, da bi bila oseba, ki bo komentirala kakšen vidik vašega dela, sočutna in se trudi, da ne bi poškodovala svojih občutkov, ko gre za negativne informacije.

Če je njegovo delo kakorkoli vplivalo na vaše, poskusite tudi, da ne izgubite hladnosti in razložite, kako se počutite.

4 - Poslušajte drugega in bodite prilagodljivi

V tem sporazumevalnem procesu bi morali imeti sposobnost aktivnega poslušanja - in ne samo govora. To vključuje možnost, da drugi komentirajo težave, ki so jih imeli na poti v zvezi s to nalogo.

Bodite pozorni na razloge, zaradi katerih je druga oseba ravnala na ta način. Mogoče, ko boste poznali njegove okoliščine, boste razumeli, da je ravnal na najboljši možen način.

Imejte možnost popravljanja, če mislite, da se motite. Na koncu dneva povratne informacije, ki jih posredujete, temeljijo na vašem osebnem mnenju in niso absolutna resnica.

5 - Ne uporabljajte splošnih in nespecifičnih komentarjev

Pomembno je, da ste pri svojih komentarjih natančni, namesto da dajete povratne informacije z nejasnimi in splošnimi informacijami. Ni enako reči: "dobro delo" kot "vaše zadnje poročilo zbira zelo natančne podatke o napredku podjetja."

Z drugim komentarjem se bo druga oseba počutila bolj cenjeno in bo bolje razumela njihovo učinkovitost pri delu.

Bolj kot so konkretne in konkretne informacije, ki jih posredujete, boljše posledice bodo imele druge osebe - čim bolj natančen je kompas, lažje bomo usmerjati ladjo.

6 - Uporabite tehniko "sendvič"

Ta tehnika vključuje:

1. - pozitivna kritika glede vidikov, ki se pravilno izvajajo, ali glede prizadevanja, ki se izvaja za dosego cilja.
2. - Negativno mnenje o tem, kaj mislite, da je treba izboljšati, če želite učinkovito delo.
3. - pozitiven pregled njene splošne ustreznosti.

Tako se izognete začetnemu nelagodju, če začnete z negativnim komentarjem, zato bo oseba bolj dovzetna za vaše mnenje. Poleg tega vam uspe pustiti dober okus v ustih, kar je vrhunec pogovora s še enim pozitivnim vidikom.

Oseba, ki prejme povratne informacije, ne bo čutila dvoma, vendar jo bo sprejela na bolj pozitiven način in bo pripravljena spremeniti negativni vidik, ki ste ga omenili.
Primer te tehnike bi lahko rekli sodelavcu:

»Vaša nedavna prodajna predstavitev mi je dala zelo dragocene informacije. Bilo je že nekaj časa, a zelo zanimivo. "

7 - Uporabite povratne informacije tako, da se osredotočite na vedenje, ne na osebo

Zelo pomembno je, da izberete besede, ki jih boste dobro uporabili, da ne boste kritizirali zadevne osebe, temveč vedenje, ki so ga izvedli v določenem trenutku.

Da boste bolje razumeli, ni isto, če rečemo, da "projekt ni bil dostavljen pravočasno", kot če bi rekli, da vedno pošljete projekte pozno. V drugem primeru lahko oseba čuti, da jih uvršča med neodgovorne in da bo prišlo do neprijetne in neprijetne situacije.

Osredotočite se tudi na izolirana vedenja, tako da vedenja niso posplošena. Poglejmo primer v zvezi s tem vidikom: Bolje je reči: "danes zjutraj ste zamudili 15 minut, rad bi vedel, ali ste imeli kakršne koli težave", kot pa: "zelo zamujate".

Kot vidite, se v prvem primeru osredotoča na vedenje, ki zamuja - poleg tega, da kaže empatičen odnos do tega.

Nasprotno, v drugem stavku je agresiven, katalogiziranje osebe na podlagi nekaterih dejstev, ki včasih predstavljajo izjemo, ne pa normo.

8 - V negativnih povratnih informacijah navedite možnosti, kako lahko nalogo bolje opravite

Ko so povratne informacije negativne, dodajte komentarje za izboljšanje dela. To bo drugi osebi pomagalo vedeti, kako naj svoje delo opravljajo na produktiven način.

Na primer, če vam ni bil všeč način, kako je delavec služil stranki, bi lahko rekli nekaj takega: "Danes zjutraj sem opazil, da je bila stranka nezadovoljna z vašo razlago o plačilu s financiranjem. Ob drugi priložnosti mu lahko ponudite razlagalno brošuro, tako da jo bolje razume. "

9 - Spodbujajte druge, da vam predstavijo svoje mnenje o vašem delu

Še posebej, če gre za zaposlenega, morate spodbujati to dinamiko in izmenjavo informacij, da boste tudi vi imeli koristi od prednosti takojšnjih in konkretnih informacij o svojem delu.

S poznavanjem mnenj delavcev okoli vas boste pomagali upravljati svoj čoln, kot smo omenili na začetku tega članka.

Upamo, da vam bodo vsi ti nasveti pomagali izboljšati komunikacijo s sodelavci in dosegli večje zadovoljstvo z delovnim mestom.

Reference

1. Ana I. García Álvarez in Anastasio Ovejero Bernal. Merjenje povratnih informacij o delu v organizacijah: Prilagoditev vprašalnika Anketa o povratnih informacijah o zaposlitvi. Psicothema, 1998. letnik 10, številka 2, str. 241–257.
2. Carlos Eduardo Román Maldonado. Na povratne informacije ali povratne informacije v spletnem visokem šolstvu. "Virtualna revija Universidad Católica del Norte". Št. 26, (februar - maj 2009, Kolumbija).
3. Ignacio Boss. Zakaj poslati povratne informacije? Kako to storiti učinkovito? (2001) Univerza CEMA.
4. MI Ferrero in M. Martín. Pomen konstruktivnih povratnih informacij pri ocenjevanju skupinskih glasbenih nastopov.
5. Sherry E. Moss, Enzo R. Valenzi, William Taggart. Ali se skrivate od svojega šefa? Razvoj taksonomije in instrumenta za oceno ravnanja vodenja povratnih informacij dobrih in slabih izvajalcev. Journal of Management (2003).