15 NAJPOMEMBNEJŠIH PISARNIŠKIH FUNKCIJ, KI JIH OBVLADATE - JOB - 2026

Za pisarniški posli, da prevladuje so upravne dejavnosti, ki jih izvaja osebje podjetja, organizacije ali institucije, in ki so potrebni za njihovo delovanje. Če jih izvajamo učinkovito, bodo rezultati ponavadi veliko boljši, kot če so narejeni slabo.

Pisarniško delo je običajno redno od ponedeljka do petka, ki se začne ob 8. ali 9. uri in traja do 16. ali 17. ure, čeprav se to razlikuje glede na državo ali regijo.

Večina pisarniških delovnih mest zahteva osnovne spretnosti, kot so: tekoče ustno komuniciranje, sposobnost pisanja, datoteke in nekaj izkušenj z pisarniško opremo, kot so računalniki, fotokopirni stroji itd.

Glede na stopnjo prevzetega položaja ali odgovornosti zahteva, da ima oseba tehnično, univerzitetno ali četrto stopnjo izobrazbe.

Glavne pisarniške funkcije, ki jih obvladate

1- Načrtovanje

To je prva in najpomembnejša naloga, saj vsebuje opredelitev, kako lahko organizacijske metode in strukture prispevajo k poslovnemu načrtu.

Obstajajo tehnološka orodja, ki pomagajo pozneje določiti te metode pri nalogah, razdeljenih med člane skupine, vendar le dobro načrtovanje lahko zagotavlja, da se vse konča s poslovnim ciljem.

Splošno načrtovanje zahteva jasno poslovno vizijo in določeno hierarhično raven znotraj podjetja, vendar mora vsak član ekipe načrtovati svoje delo, da bo lahko dosegel zastavljene cilje in roke.

2- Prepisovanje in / ali pisanje poročil

Naloga, ki vsak dan zavzame čas tistih, ki delajo v pisarni, je pisanje poročil, ki podpirajo ali podrobno opisujejo njihove funkcije, ali ki drugim kolegom razlagajo podrobnosti (preteklost, napredek, rezultate, prednosti in slabosti). slabosti itd.) določenega projekta.

Ti dokumenti služijo tudi kot zapis dejavnosti organizacije, ki ji pripada ta urad, za prihodnje revizije ali preglede.

3- Obiskujte sestanke

Gre za srečanja med člani delovne skupine, na katerih se izmenjujejo ideje o tekočih projektih, predstavljajo se novi predlogi, delijo se predstavitve, poročila ali poročila.

Običajno imajo cilj uskladiti vse prisotne k doseganju skupnega cilja in jim določiti vloge, naloge in roke. Služijo tudi za reševanje težav, ki bi se lahko pojavile pri opravljanju nalog.

Običajno imajo zelo določeno frekvenco, trajanje in dinamiko. Prav tako se tisto, kar je v njih obravnavano, običajno zapiše v minutah ali minutah za vložitev.

Nekatere organizacije se sestajajo vsak dan, druge več dni v tednu, druge vsaka dva tedna, druge pa mesečno. Pogostost srečanj je odvisna od vsakega podjetja in njegovih potreb.

4- Urnik sestankov

Gre za usklajevanje dnevnega reda vseh ljudi, ki morajo biti na sestanku tako, da jim uspejo sovpadati na določenem kraju in času.

Lahko je zastrašujoča naloga, zato je zanašanje na tehnologijo lahko dobra ideja. Obstajajo aplikacije, kot je ScheduleOnce, ki vam omogočajo, da samodejno načrtujete sestanke, kar povabljencem omogoča, da si ogledajo razpoložljive datume in izberejo čas, ki jim ustreza.

5- Preverite korporacijsko e-pošto

To je naloga, ki lahko traja veliko časa. Poročilo družbe Adobe, objavljeno leta 2016, ki je bilo rezultat samostojnega raziskovanja več kot tisoč delavcev, razkriva, da v povprečju porabimo 20,5 ure vsak teden in preverjamo delovno e-pošto.

Razvrščanje, branje in odgovarjanje na e-poštna sporočila je zelo pogosta oblika komunikacije in omogoča izmenjavo datotek in vtisov, povezanih s projektom ali organizacijskim procesom.

Čeprav podjetja nenehno iščejo učinkovitejše načine upravljanja e-poštnih sporočil, za to obstajajo tudi aplikacije, kot so Gmailove pametne nalepke.

Drug način za racionalizacijo te naloge je vključitev standardnih predlog za elektronsko pošto ali besedil, ki jih lahko z minimalnimi spremembami pošljete različnim prejemnikom in v različnih obdobjih.

6- Finančno upravljanje

Pri tej nalogi je treba zagotoviti, da denar izpolnjuje svoj življenjski cikel pri nakupu in prodaji izdelkov in storitev; naj bodo vsi računi oddani, objavljeni, plačani in odposlani. Seveda obstajajo pisarne, ki to samo počnejo.

Ta dejavnost vključuje tudi posodabljanje finančnih računov in pravnih dokumentov, tako da ni težav s pravnim okvirom, ki zadeva zadevno organizacijo.

7- Logistika

Ta funkcija zagotavlja, da se vse blago, povezano z delom podjetja, prevaža v skladišča in kupce. Vključuje tudi povezovanje z dobavitelji za pridobivanje surovin za izdelavo novih izdelkov.

Cilj te funkcije je zagotoviti, da ima podjetje v svoji lasti vse potrebno za ohranitev proizvodnje blaga ali storitve, ki jo trži.

8- Pozovite pozornost

V pisarni se je treba oglasiti tudi na telefon, saj je to sredstvo za komunikacijo s strankami, dobavitelji in med samimi sodelavci.

Čeprav se zdi preprosta naloga, zahteva določen protokol, saj je lahko glas, ki ga nekdo zunaj podjetja povezuje s svojo podobo. Zato je pomembno, da se spoštujejo pravila vljudnosti, da se ohrani institucionalni ton, glasnost in uporabljeni besedni zaklad sta zmerna.

Drug pomemben podatek, ki ga pri izvajanju te funkcije včasih spregledamo, je zapisati čim več podatkov o osebi na drugi strani telefona; S tem boste hranili bazo podatkov o stikih podjetja in vam omogočili, da pravilno spremljate zadevo, o kateri ste govorili med telefonskim pogovorom.

9- Organizacija datotek

Večina opravil, ki se izvajajo v pisarni, ustvari nek dokument: računi, beležke, minute, minute, poročila o prodaji itd.

V digitalni obliki ali na papirju gre za količino informacij, ki zahteva, da je nekdo zadolžen za katalogizacijo, arhiviranje in varovanje v skladu s stopnjo njene pomembnosti za podjetje.

Ravno ta zadnja točka, zaščita informacij, je vprašanje, ki je postalo glavobol za številne organizacije, zato se pojavlja vse več orodij, protokolov in postopkov, ki zagotavljajo varnost pri datoteki in prenosu podatkov. občutljivi podatki v organizaciji.

V nekaterih primerih se uporabljajo zunanji trdi diski, v drugih pa obstajajo posebni strežniki za te primere ali platforme za shranjevanje v "oblaku", kot so Microsoft OneDrive, Google Drive ali Apple iCloud.

10- Razdelitev pošte podjetja

Naloga, ki kljub temu, da ne zahteva zelo visoke akademske izobrazbe, zahteva dobro organizacijo, odgovornost in občutek nujnosti, je razdeljevanje korespondence znotraj urada.

Skica modela, kreditne kartice, ki jo je poslala banka, računov dobavitelja ali odzivnega pisma vladnega subjekta, so nekateri dokumenti, ki jih lahko čaka katerikoli zaposleni in na katere se lahko začnejo številni drugi postopki podjetja.

11- Služba za stranke

Ta funkcija je fizično postrežba kupcev z vprašanji ali pritožbami glede izdelkov ali storitev, ki jih ponuja podjetje.

12- Tiskanje in kopiranje dokumentov

Sestavljen je iz tiskanja dokumentov, ki jih je treba hraniti fizično, ali izdelovanja kopij tistih, ki jih je treba hraniti v dveh izvodih ali jih dostaviti delavcem podjetja.

13- razgovori s kandidati

To je ena od nalog postopka izbire osebja. Izvajajo se lahko posamezno ali v skupinah, torej s poudarkom na enem kandidatu ali na več.

14- Nakup potrebščin in pisarniškega materiala

Pisarniški material je bistvenega pomena za njegovo učinkovitost. Vedno morajo biti na voljo pisarniški material, tiskalniško črnilo, embalaža ali papir, zato mora biti nekdo zadolžen za njihovo upravljanje.

15- Upravne funkcije

Upravni postopki so ključni, da podjetje ohranja stabilnost in lahko doseže poslovne uspehe. Nekatere od teh funkcij so poznavanje pravnih vprašanj, birokracije in drugih birokratskih shem.

Reference

1. Audra Bianca (s / ž). Nasveti za pisarniško organizacijo in načrtovanje. Pridobljeno: smallbusiness.chron.com.
2. Biz Trend (2015). 7 pisarniških nalog, ki jih lahko in morate avtomatizirati. Pridobljeno: es.sba.gov.
3. Dewei Caitlin (2016). Koliko ur svojega življenja ste zapravili na službeni e-pošti? Preizkusite naš depresivni kalkulator. Pridobljeno: washingtonpost.com.
4. Laurie Reeves Seznam delovnih mest v pisarni. Pridobljeno: work.chron.com.
5. Kaj počne pisarniški asistent. Pozdravljeno od learn.org.
6. Kaj točno ljudje počnejo v pisarniških opravilih. Pridobljeno: reddit.com.