PISNA KOMUNIKACIJA: ZNAČILNOSTI, VRSTE, ELEMENTI - LITERATURA - 2026

Pisna komunikacija je kakršnokoli interakcijo, ki omogoča uporabo pisnega kode. Čeprav temelji na istem jezikovnem sistemu ustnosti, so njegove lastnosti različne. Tako je pisna oblika, za razliko od drugih, povsem običajna. Ta mora upoštevati določene vzorce v skladu s pravili, ki jih določi jezik.

Po drugi strani je pisna komunikacija najpogostejša oblika formalne komunikacije med ljudmi in opravlja različne družbene funkcije. Med njegovo uporabo se zelo pogosto uporablja za dokumentiranje različnih vrst dogodkov in za izvajanje medosebnih interakcij.

Poleg tega je ena izmed njegovih najpomembnejših lastnosti ta, da ne potrebuje prisotnosti pošiljatelja in prejemnika v istem prostoru in času. Zato je sporočilo prejeto leno in interakcija pisca (pošiljatelja) in bralca (prejemnika) je zelo omejena.

Po drugi strani pa je pisna komunikacija v bistvu ustvarjalna dejavnost, ki zahteva zavestne napore. Ta napor izvira iz dražljajev, ki jih proizvede um.

V tem se razlikuje od oralnega, kjer jih od zunaj poberejo čutni receptorji. Po drugi strani tisti, ki pišejo, izvirajo iz notranje intelektualne dejavnosti.

značilnosti

Zakasnjen sprejem sporočila

Ena od značilnosti pisne komunikacije je povezana s časovnim dejavnikom. V komunikacijski situaciji iz oči v oči pošiljatelj takoj pošlje šifrirana sporočila pošiljatelja.

Toda v pisni komunikaciji je vedno zamuda. Na splošno ni določene časovne omejitve za to zamudo.

Omejeni cikli

Komunikacijski cikel obsega štiri osnovne komunikacijske elemente: pošiljatelj, sporočilo skupaj s komunikacijskim kanalom, sprejemnikom ter odziv ali reakcija. Ker prejemanje sporočila poteka z zamudo, je cikel pisne komunikacije bolj omejen.

Toda zaradi novega napredka v komunikaciji in informacijah mnogi kanali omogočajo, da se zadnji korak cikla (povratne informacije ali odziv) dokonča skoraj v istem času kot pri komunikaciji iz oči v oči. Primer teh so storitve neposrednih sporočil.

Malo prostora za odveč

Pisni zapis omejuje možnost odpuščanja. Pri ustni komunikaciji geste in paraverbalni elementi - na primer intonacija - podpirajo besedni jezik.

V pisni komunikaciji to ne drži. Zaradi tega je raven povpraševanja višja, kar prisili izdajatelja k uporabi besed z večjo natančnostjo.

Pravzaprav ima pisna komunikacija visoko družbeno vrednost. Ta ocena se zmanjšuje s ponavljanjem besed in uporabo istih skladenjskih vzorcev. Tu prevladujejo izvirnost in celo formalne inovacije.

Vnaprejšnje načrtovanje

Na splošno pisna komunikacija ni impromptično dejanje. Pisanje pogosto izpolnjuje številne pogoje ali zahteve. Med njimi je treba, če želimo učinkovito komuniciranje, jasno navesti vsebino sporočila kot celoto in njegovo notranjo artikulacijo.

Za to mora izdajatelj imeti shemo organizacije besedila. Ko besedilo napreduje, so vsi elementi sporočila združeni, dokler ne dobimo ustreznih idej s pomenom.

Vrste

Kar zadeva vrste pisne komunikacije, obstaja toliko različnih in raznolikih področij človeškega delovanja. Na ta način vsakič, ko nekateri (telegrami) izginejo in se pojavijo drugi (na primer e-pošta). V nadaljevanju bodo opisani le nekateri od njih.

Beležke

Zapis je priljubljeno sredstvo notranje pisne komunikacije med člani organizacije. To je kratek obrazec pisma z minimalnimi oblikami vljudnosti in takojšnjim dostopom do določene teme sporočila.

Pri tej vrsti komunikacije obstajajo na splošno vnaprej določeni formati. Glavno pravilo, ki ga je treba upoštevati, vključuje pravilno besedilo ter osebno in hierarhično spoštovanje. Način pisanja mora biti neposreden in brez kakršnih koli poznanstev.

Poročila

Poročila so druga vrsta pisnega komuniciranja. Uporabljajo se lahko v komercialne, izobraževalne, pravne ali znanstvene namene.

Glede na naravo in namen poročila so morda že vnaprej določeni formati. Vendar na splošno bi moralo poročilo vsebovati kratek uvod, ključne cilje in rezultate.

V nekaterih primerih so vključeni grafi in tabele za lažje razumevanje rezultatov. Podobno številna poročila vsebujejo seznam priporočil.

Brošure

Brošure so publikacije, v katerih podjetja predstavljajo svoje izdelke in storitve. Objavljeni so tudi za pomoč prodajnim predstavnikom pri njihovih obiskih strank.

Podjetja izdelujejo brošure različnih oblik in velikosti. Nekatere brošure so velikosti črk, druge pa so zložene na polovico ali tri dele.

Po drugi strani pa je značilno, da so v svojih glavnih izdelkih ali storitvah zelo barvite in z obilico slik. Besedil je malo in z veliko belega prostora, da je brošuro enostavno prebrati.

E-poštna sporočila

Elektronska pošta je trenutno zelo pogosta oblika komunikacije. Uporabljajo se za pošiljanje dokumentov, organizacijo sestankov, potrditev sestankov in stike s kandidati za službo. Poleg tega se uporabljajo za osebne zadeve.

Kljub relativni neformalnosti morajo e-poštna sporočila upoštevati določena običajna pravila. V ta namen njegova oblika dodeli prostore za pošiljatelja, prejemnika, zadevo in prostor, kjer mora biti sporočilo zapisano.

Tudi če se uporabljajo v nekomercialne namene, obstajajo določene konvencije, ki jih je treba upoštevati, da se izognemo negativnim reakcijam. Med njimi lahko omenimo pravilno pisanje imen in naslovov, pravilno uporabo ločil in pravilno usklajevanje stavkov in odstavkov.

Predlogi

Predlogi so dokumenti, ki opisujejo prihodnje projekte. Običajno sta dolga le eno ali dve strani. Sem spadajo povezani stroški vsake posamezne naloge projekta.

Med drugim so lahko vključeni tudi drugi stroški, ki niso neposredno povezani s projektom, kot so tiskanje, poštnina in stroški pošte.

Pisma

Pisma so ena najstarejših oblik pisne komunikacije. Predmet dopisov je lahko oseben ali poslovni. Pred pojavom elektronskih obrazcev so bile to zelo priljubljeno komunikacijsko sredstvo. Tako kot v e-pošti so bile tudi v tem primeru uporabljene komercialno trezne oblike vljudnosti in jedrnatih sporočil.

Vendar so osebna pisma v svojem pisanju pokazala manj konvencionalnosti. Brezplačne terapije so bile minimalne. Razvoj teme je bil na priročnem položaju pošiljatelja in prejemnika sporočila. Število strani je bilo omejeno glede na zmogljivosti obeh. Postopoma so jih nadomestila elektronska sporočila.

Telegrami

Telegram je kratka, poenostavljena različica pisma. Formule vljudnosti so čim manjše in včasih izpuščene. Besedilo sporočila je napisano tako, da izpusti čim več besed in obdrži minimum, ki je potreben za to.

Tudi oblike vljudnosti so bile običajno standardne in okrajšane oblike (g. Za gospoda, gospa, za gospo in podobno). Tako kot v pismih se tudi z napredkom elektronskih medijev njegova uporaba zmanjšuje.

Faksov

To je bil pionirski način elektronskega prenosa pisnih sporočil. Čeprav je bilo pisanje in branje opravljeno na pisnem papirju, je bilo njegovo posredovanje opravljeno po elektronski poti. Njegova uporaba se je zmanjšala zaradi vse večje uporabe elektronskih medijev.

Elementi pisne komunikacije

Na splošno velja, da so trije glavni elementi pisne komunikacije struktura (oblika vsebine), slog (pisanje) in vsebina (tema).

Glede na strukturo bralcem pomaga razumeti temo. Zato je priporočljivo, da se pred pisanjem natančno seznanite z nameni}.

V zvezi s slogom je to v prvi vrsti povezano z izdajateljem. Pomembno pa je upoštevati tudi morebitne prejemnike pisnega gradiva. Včasih je potrebna uporaba kratkih stavkov ali odstavkov s preprostim besediščem. Včasih mora biti sporočilo nekoliko daljše in natančnejše.

Končno, glede na temo je lahko zelo raznolik. Vsa področja človekove interakcije so lahko predmet pisne komunikacije. To vključuje vse, od znanstvenega do osebnega, prek zakonov in postopkov.

Prednost

Stalnost v času

Pisno komuniciranje je trajno sredstvo obveščanja. Zato je koristno, kadar je potrebno voditi evidenco. Podobno je zelo pomembno pri pravilnem prenosu odgovornosti in pri določanju pravil in postopkov. Po drugi strani pa omogoča ponavljajoče poizvedbe po sporočilih.

Krmilni mehanizem

Zahvaljujoč možnosti stalnosti v času, je pisna komunikacija idealna kot kontrolno orodje. Kontrolni listi ali rezultati, zakoni, sporazumi so med drugim dokumenti, ki se najpogosteje obdelujejo v tem načinu komunikacije.

Ohranjanje

Pisna komunikacija ima visoko stopnjo ohranjenosti. To omogoča varno in trajno. Tehnološki napredek je omogočil druge načine ohranjanja informacij. Toda do danes je izvirni pisni dokument še naprej dokončen dokaz njegovega obstoja in izvirnosti.

Višja odsevna raven

Ljudje, ki učinkovito uporabljajo ta medij, razmišljajo pred pisanjem. Dejanje pisanja sporočila je vedno pred procesom razmišljanja in opredelitve, kaj želite izraziti. Tudi samo pisanje je odsevni proces. Zato je ta komunikacijski način idealen za prenos natančnosti in natančnosti.

Manj možnosti za izkrivljanje in razlago

V sporočilih, ki se pošiljajo s pisno komunikacijo, je manj možnosti izkrivljanja. Informacije so v tem komunikacijskem sistemu trajno zapisane in jih je mogoče kadar koli preveriti. Tako je manj možnosti izkrivljanja ali spreminjanja informacij.

Po drugi strani je manj možnosti, da bi sporočila napačno razlagali. V primeru dvoma lahko sporočilo preberete tolikokrat, kot je potrebno, dokler ga ne razumemo v celoti.

Prav tako se lahko hitrost branja ali ponovnega branja prilagodi stopnji razumevanja prejemnika sporočila. Na ta način je mogoče zagotoviti, da če pošiljatelj in prejemnik ravnata z istimi kodami, bo sporočilo prispelo po želji.

Slabosti

Stroški

Pisna komunikacija ni ekonomična. Obstajajo stroški, povezani z gradivom (med drugim s papirjem in črnilom) in delom, ki se uporablja za pisanje in dostavo spisov. Ti stroški se lahko povečajo, odvisno od fizične razdalje med pošiljateljem in prejemnikom.

Sposobnost učinkovitega razumevanja

Uporaba pisne komunikacije zahteva veliko spretnosti in kompetenc pri uporabi jezika in besedišča. Pomanjkanje pisnih znanj in slaba kakovost besedil negativno vplivata na sporočilo in ogroža njegovo učinkovito razumevanje.

Povratne informacije

Povratne informacije o sporočilu v pisni komunikaciji niso takojšnje. Pri tej vrsti komunikacije je postopek kodiranja in dekodiranja počasen.

Glede na uporabljeno kodo lahko razumevanje traja dlje, kot bi želeli. V vsakem primeru so povratne informacije na udobje prejemnika sporočila, ne pošiljatelja.

Težave z izražanjem čustvenosti

Ker je odsevni medij, je težje izraziti čustvenost v pisni komunikaciji. Pravzaprav pesniki in umetniki, ki s tem medijem izražajo lepoto in čustva, uporabljajo tehnike, ki jih je težko obvladati. V nekaterih primerih so uspešni, pri drugih pa ne dosegajo cilja prenašanja umetnikove čustvenosti.

Ta vrsta komunikacije je znana kot hladna, neosebna in je v nasprotju z drugimi oblikami komunikacije, ki lahko vključujejo verbalne in gesturalne značilnosti. Zaradi tega se pogosteje uporablja pri prenosu informacij, pri katerih je pomembna natančnost dejstev.

Prepozno ali negotovo priznanje

Način pisne komunikacije otežuje takojšnjo potrditev prejema sporočila. V nekaterih primerih sploh ni mogoče ugotoviti, ali je sporočilo prispelo do predvidenega prejemnika.

Pomanjkanje prilagodljivosti

Pomanjkanje prilagodljivosti je še ena pomanjkljivost pisne komunikacije. Po izdaji izvirnega sporočila ni več možnosti za hitro popravljanje vsebine.

Vse spremembe, ki so potrebne, mora potrditi prejemnik sporočila. Vsak opravljen popravek, tudi delni, vpliva na celotno sporočilo.

Reference

1. Inc. (s / ž). Pisno sporočilo. Vzeto z inc.com.
2. Sehgal, MK (2008). Poslovno komuniciranje. New Delhi: Excel Books India.
3. Cabrera, A. in Pelayo, N. (2001). Jezik in komunikacija. Karakas: Nacionalni.
4. Bolaños, B. (1996). Pisna komunikacija. San José: EUNED.
5. Suttle, R. (2017, 26. septembra). Vrste pisnega poslovnega komuniciranja. Vzeto z bizfluent.com.
6. Sckool. (2017, 7. februarja). Trije glavni elementi pisne komunikacije. Vzeti s sckool.org.
7. MSG. (s / ž). Pisna komunikacija - pomen, prednosti in slabosti. Vzeto iz managementstudyguide.com.
8. Poslovno komuniciranje. (s / ž). Prednosti in slabosti pisne komunikacije. Vzeti s spletnega mesta thebusinesscommunication.com.
9. Poslovno komuniciranje. (s / ž). Slabosti pisne komunikacije v poslu. Vzeto s spletnega mesta bizcommunicationcoach.com.