KAKŠEN JE ORGANIZACIJSKI NAČRT HOTELA? (IN NJEGOVE FUNKCIJE) - JOB - 2026

Organigram hotela predstavlja delovna mesta, da hotel potrebuje za opravljanje svoje delovne procese, poslanstvo, vizijo in vrednote. Vsak hotel, pa naj bo majhen, srednje velik ali velik, potrebuje organizacijsko strukturo za izvajanje svojih vsakodnevnih dejavnosti.

Organizacijski grafikon se uporablja za pomoč pri razdelitvi nalog, določitvi dela za vsak oddelek in prenos pooblastil znotraj in med oddelki. Koristno je za ljudi, ki delajo v organizaciji, lahko pa tudi za kandidate, nove zaposlene, vlagatelje, sodelavce in druge.

Zgornja shema organizacije je značilna za hotel s 5 zvezdicami, čeprav ima hotel s 4 zvezdicami enako število oddelkov ali več. Število zvezd se lahko zmanjša ali poveča neodvisno od števila oddelkov.

Na primer, hotel "NY King" bi lahko obdržal vse oddelke in nadgradil od 4 do 5 zvezdic. Ali obratno; padec s 5 na 4 zvezdice in obdrži vse oddelke.

Število apartmajev se bo spreminjalo glede na storitve, ki jih hotel ponuja. Luksuzni hotel s 5 zvezdicami - morda ima turistične storitve za stranke, telovadnico, bazen, teniška igrišča, SPA, diskoteke … Drugi manjši hotel teh dodatnih storitev ne bo imel in zato ne bo potreboval toliko zaposlenih, kar bi zmanjšalo število oddelki.

Najpogostejše položaje v hotelu so: vodja, vodja trženja, računovodja, vodja osebja, inženirski vodja, vodja nabave, vodja sob in vodja restavracij.

Iz teh položajev se ustvarjajo drugi, ki so slabši, čeprav ne manj pomembni za opravljanje glavne funkcije hotela; sprejemajo goste z najvišjo možno kakovostjo, odvisno od števila zvezd vsakega hotela.

Kdo je zadolžen za izdelavo organizacijske sheme hotela?

Običajno je odgovorna za vodenje organizacijske sheme v podjetju direktor za kadre.

Poleg organizacijske sheme boste morali imeti delovna mesta tudi v "opisu delovnih mest" natančno definirana, tako da bodo funkcije vsakega zaposlenega dobro opredeljene. To bo bistveno za najem novih zaposlenih in vsak zaposleni ve, kaj mora storiti.

Po drugi strani obstajajo hoteli, ki imajo zunanje izvajanje kadrovskih funkcij, zlasti manjši hoteli, ki niso del hotelskih verig.

Skupna delovna mesta v hotelu in njihove funkcije

1- generalni direktor / direktor hotela

Največja odgovornost je:

• Zadolžen je za administracijo, nadzor in razvoj hotela, preverja, ali vsa ostala oddelčna območja delujejo na najboljši možni način.
• Določite politike in cilje podjetja, ki jih je treba doseči.
• Preverite, ali vsak oddelek izpolnjuje zastavljene cilje, kar zagotavlja odlično kakovost storitev.
• Upravlja z upravljanjem človeških virov, trženjem, varnostjo, kakovostjo in usklajevanjem vseh potrebnih vidikov za pravilno delovanje hotela.

2- Vodja prodaje

Poleg dopolnitve drugih glavnih oddelkov je njegova glavna naloga, da se posveti prodaji in oglaševanju:

• Poiščite stranke.
• Predstavite se podjetju.
• Ponudite storitve.
• Tesne pogodbe s strankami.
• Razviti strategije oglaševanja.
• Promocija hotelskih storitev.
• Iščite potencialne stranke.
• Rezultate prodaje sporočite računovodski in finančni službi.

Prodajni asistent

Glavni cilj tega položaja je podpreti delo nadrejenega, šefa in / ali vodje prodaje, nadzirati, razvrstiti in naročiti opravljeno prodajo, poleg zbiranja računov za izvedbo ustreznega postopka v upravnem redu.

Oddelek za sobe je tisti, ki bo zadolžen za zajem zahtevkov za rezervacijo in storitve za stranke v ta namen ter za nadzor nad čeki in plačili zanje.

Prav tako morate nadzirati, da so sobe čiste, in tesno sodelovati s receptorji in gospodinjami.

Naloga je določiti razpoložljivost sobe ter sprejeti in potrditi rezervacije.

Nadzornik ali vodja rezervacij je zadolžen za dobro delovanje oddelka, agenti za rezervacijo pa opravljajo funkcije udeležbe rezervacij z vsemi različnimi sredstvi, ki prihajajo (mediji, skupinske rezervacije, splet, potovanja, operaterji, itd.), upravljajte z denarjem iz ustreznih depozitov in jamčite za opravljene rezervacije.

Vodja prodaje

Gre za eno najpomembnejših zaposlitev, ker ste odgovorni za portfelj prodajalcev, ki jim morate povedati, kaj naj počnejo.

Odgovoren je za to, kar počne vsak njegov zaposleni, poznati mora gibanje vseh računov in če je z njimi kakšna težava, mora za to prevzeti odgovornost.

Zagotoviti morate podroben indeks izpiskov računa, pobudo za pridobitev pomembnih računov za vaše podjetje.

Od njih je odvisen uspeh ali neuspeh podjetja, gre za zelo zapleten položaj, ki zahteva izjemno mero zavzetosti in odgovornosti.

3- Upravitelj storitev

Zadolžen je za nadzor nad servisnim oddelkom:

• Stroški nadzora.
• Pridobite zvesto stranko.
• Spodbujate dobre odnose med zaposlenimi.
• Rešite dvome in pomisleke glede storitev vseh strank.
• Izpolnite prodajne cilje.
• Vodite po zgledu po etičnih standardih.
• Prepričajte se, da se ponuja visoka kakovost in da bo podjetje dobičkonosno.

Administracija in finance

Pomembno stališče, ker nadzoruje upravne zadeve, se mora z generalnim direktorjem dogovoriti, kako bodo zadeve razporejene, in ga seznaniti z različnimi stopnjami in dogodki, ki so z njimi povezani.

Upravljati morate finančna sredstva, proračune, stroške, izdatke in naložbe v povezavi z direkcijami in enotami podjetja.

Nadzira upravljanje finančnih virov, koordinira skrbniške sklade, ki jih ureja vlada, nadzoruje procese, povezane s kadrovsko upravo.

Spoštuje in vzdržuje dobavo in pridobivanje materialnih virov, sredstev in splošnih storitev korporacije.

Poslovne strategije

Kot pove že njegovo ime, je odgovoren za oblikovanje strategij in načrtov za vstop na nove trge in krepitev prednosti podjetja, pa tudi za izboljšanje izkušenj in znanja vsakega člana združenja ali organizacije.

Njegova glavna funkcija je osredotočena na neposredno odgovornost za prodajne aktivnosti podjetja, upravljanje trženja, promocijo in distribucijo, načrtovanje prodaje, organiziranje različnih distribucij.

Določite cilje glede prodaje glede na izdelke in področja, ustvarite strateške načrte za izboljšanje uspešnosti podjetja, preučite stranke in lokacije, ki so morda bolj primerne za promocijo.

Spodbuja atmosfero timskega dela s spodbujanjem prodajnega duha odgovornega osebja.

Analizirajte možne vzroke težav in pritožb strank.

Oblikovalske politike za določanje cen in pogojev prodaje.

Ustvarite načrte za povečanje napredka usposabljanja ljudi v vašem oddelku.

Zadolžen je za sprejemanje, filtriranje in distribucijo različnih postopkov in izboljšav v zvezi s kakovostjo storitve.

Nadzornik in računovodstvo

Oddelek za analizo in nadzor finančnega in računovodskega poslovanja.

Namenjena je tudi pripravi letnih proračunov, napovedi dohodka, računovodskih izkazov, oblikovanju poročil o finančnem stanju, udeležbi revizij s strani nadzornika itd.

Nakupi

Zelo pomemben položaj je za pravilen razvoj dela v podjetju, saj so ti zadolženi za dobavno verigo in nabavo vsega potrebnega blaga, da lahko obrat učinkovito deluje.

Lahko gre za nakupe za uporabo podjetja kot za nadaljnjo prodajo in / ali surovine za proizvodnjo lastnih izdelkov.

Ta pristojbina vključuje tudi nakup storitev, povezanih s prevozom ali trženjem.

Odgovorni so za uporabo informacijskih in računalniških sistemov za upravljanje organizacije.

Načrtujejo in usmerjajo vse dejavnosti, povezane z informacijsko tehnologijo in tehnologijo v podjetju, za katerega delajo.

Določajo poslovne cilje za oblikovanje načrtov za dosego prej zastavljenih ciljev.

4- pomočnik vodje

Zadolžen je za opravljanje vseh nalog poslovodje, kadar je ta odsoten.

Na splošno ne odloča o pomembnih odločitvah, ne da bi se predhodno posvetoval z upravnikom, vendar ima odločitev o rutinskih in pogostih zadevah, ki se lahko pojavijo pri normalnem delovanju hotela.

Morate biti usposobljeni z vsemi informacijami in znanjem, potrebnimi za prevzem tako pomembnega položaja, poznati vse funkcije, osebje, njihove naloge, zamenjave itd.

Poleg tega je poznavanje zakonskih norm nekaj, česar ne moremo primanjkovati, da se izognemo težavam z zakonom.

Hitro se morate rešiti in imeti načrt B za vse, če stvari ne bodo potekale po pričakovanjih.

Vodja četrtnega oddelka

Njegova naloga je načrtovati, nadzirati in nadzirati, da se izvaja vsaka od posameznih politik delovanja, povezanih z njegovim področjem:

• Načrtujte in nadzirajte delovanje skupin in konvencij.
• Analizirajte mesečne statistike.
• Vzpostavite standarde in norme za zagotavljanje storitev na vašem območju.
• Sprejemanje pritožb, ki se nanašajo na vaše območje.
• Z upravljavcem vzdrževanja usklajuje pravilno izvajanje svojih nalog.

Vodja sprejema

Organizirajte in nadzirajte naloge sprejemnega oddelka:

• Ustvari urnik osebja, ki je tvoj glavni.
• Upravljanje pritožb.
• Po potrebi komunicira z drugimi oddelki.
• Skrbijo za storitve za stranke in rešujejo vsa vprašanja ali pomisleke.
• Glavni je za stike s stranko.

Gospodinja

V tem oddelku je največje število zaposlenih, ki skrbi za celoten hotel in skrbi predvsem za čiščenje celotnega obrata: tako skupnih prostorov hotela kot tudi hodnikov, pisarn, sob itd.

Ta položaj je izredno pomemben, saj je čistoča klicna kartica hotela, od tega je odvisen velik del uspeha ali neuspeha.

Opraviti morate usposabljanje, zaposleni morajo biti prijazni in gostom oddajati toplino.

Vodja hrane in pijač

Zadolžen je za nadzor nad pripravo in dekoracijo vsake jedi in pijače, ki jo pripravljajo v kuhinji hotela, po receptu in standardih, ki jih je prej določil hotel.

Zagotovite pravilno izvajanje funkcij ostalih zaposlenih, dobro ravnanje z zalogami, izogibajte se zapravljanju materiala, pripravite jedilnik, nadzirajte območje sladic, likerjev, splošnega inventarja itd.

Morate opraviti potrebne nakupe in nadzirati skladišča.

Nadzirajte vse osebje, ki vam je pristojno.

Kapitan službe za stranke

Odgovarja upravljavcu za pravilno delovanje storitev, ki jih ponuja restavracija ali kavarna.

• Sprejem kupca.
• Spremlja ga do mize.
• Pridobite predloge
• Zaprite jedilnico.
• Preverite, ali vsi opravljajo svoje delo.
• Preverite zaloge.
• Po potrebi pomagajte natakarjem.

Zadolžen je za nadzor osebja, oblikovanje menijev, spremljanje racionalne rabe surovin in drugega blaga, nadzor nad proizvodnjo in kakovostjo posode, določanje delovnega časa ostalih delavcev, ki so mu na voljo.

Vodja splošnih storitev

Zadolžen je za razvoj letnega programa za vzdrževanje in preprečevanje strojev in opreme.

Izvedite vse potrebne ukrepe za vzdrževanje in izboljšanje arhitekturnih razmer nepremičnine.

Upravljanje osnovnih storitev, podpiranje območij, ki jih sestavljajo, varovanje varnosti nepremičnine in prebivalcev, upravljanje komisije za varnost in higieno.

Vodja vzdrževanja

• Vse težave morate odpraviti v rekordnem času, da se proizvodnja ne prekine.
• Organizirati in uskladiti morate naročila za vzdrževanje za vso osebje, ki vam je pristojno.
• Usklajuje dostavo in prejemanje materialov, potrebnih za izvajanje vzdrževalnih del.
• Preverite vrstni red in kakovost opravljenega dela.
• Dovoli odstranitev materialov, shranjenih v skladišču.
• Po potrebi mora zagotoviti usposabljanje o opremi, materialih in orodjih, ki so prisotni v objektih.

Varnostni šef

Odgovorna je za preprečevanje nevarnosti pri delu.

• Analizirajte možne rizične situacije.
• Naredite varnostne načrte.
• Preglejte ekipo.
• Nadzorni sistemi.
• Zagotavlja varnost kupcev in zaposlenih.
• Pripravite poročila o vsem, kar ste storili in zgodili.
• Nadzor parkiranja.

Vodja vrta

Zadolžen za vse, kar je povezano z vrtom in njegovim vzdrževanjem.

Upravni direktor

Njegova funkcija je načrtovanje in usmerjanje upravnega upravljanja podjetja.

• Upravljajte odnose z dobavitelji.
• Disciplinski nadzor osebja.
• Izdelajte proizvodne strategije itd.

Vodja človeških virov

Odgovoren je za vse, kar je povezano z nadzorom človeških virov, in deluje v neposrednem stiku z generalnim poslovodstvom in drugimi direktorji.

• Ohranjati morate ugodno delovno okolje.
• Organizirajte podsistem HR.
• Posredovanje konfliktov med zaposlenimi.
• Zagotoviti dobro počutje odnosov med zaposlenimi in podjetji.

Vodja skladišča

Nadzira vložke in izhode vseh materialov, opreme, izdelkov, orodij in na splošno vse lastnine podjetja.

Izvaja tudi revizije in popise za pravilen in učinkovit nadzor.

Računovodja

Njegovo delo je povezano z računovodskimi nalogami, med številnimi njegovimi funkcijami lahko najdemo:

• Upravljanje zalog.
• Storitve plačajo.
• Vrnitev davkov.

Upravni pomočnik

Njegove glavne funkcije so:

• Obdelava korespondence, sprejemanje dokumentov, sprejemanje odgovorov na klice, obiski, vložitev dokumentov, obdelava datotek, posodabljanje dnevnega reda itd.

Druga shema je: