UPRAVLJANJE PROJEKTOV: FAZE, CILJI IN PRIMERI - DUDE - 2026

Vodenje projekta je , da izpolnjujejo izvajanje začetek, načrtovanje, izvajanje, nadzor in zaprtje dela ekipe, da izpolnjujejo posebne razloge za uspeh in doseganje posebnih ciljev v predpisanem roku. Zato uporaba znanj, tehnik, znanja in orodij za programske dejavnosti ustreza zahtevam projekta.

Projekt je prehodno delo, namenjeno ustvarjanju edinstvenega rezultata, storitve ali izdelka z določenim začetkom in koncem, ki se izvaja za doseganje pomembnih ciljev in ciljev, na splošno za dosego dodane vrednosti ali koristnih sprememb.

Vir: pixabay.com

Časovna kakovost projektov je v nasprotju z rutinskim poslovanjem, ki so preproste, ponavljajoče se ali trajne dejavnosti za proizvodnjo storitev ali izdelkov.

Če nimate procesov za upravljanje projektov, lahko to povzroči zapravljen čas, izgubljeni denar in slabe rezultate.

Zmogljivo orodje

Upravljanje projektov je močno poslovno orodje, ki podjetjem vseh velikosti lahko prinese veliko koristi. Zagotavlja ponovljive procese, smernice in tehnike za pomoč pri upravljanju ljudi in dela, vključenih v projekte.

Lahko poveča vaše možnosti za uspeh in pomaga pri izvajanju projektov dosledno, učinkovito, pravočasno in v proračunu.

Z izvajanjem osnovnih strategij upravljanja projektov bodo doseženi želeni cilji in ti cilji bodo doseženi v določenem časovnem in stroškovnem območju.

Bistvo je, da zmagajo vsi, kar bi lahko bila najboljša prednost vseh za upravljanje projektov.

Faze

Iniciacija

Začetna faza določa naravo in obseg projekta. Razumeti morate poslovno okolje in tudi zagotoviti, da so v projekt vgrajeni potrebni nadzori.

Dokumenti o začetku projekta so niz predstavitev, ki se uporabljajo za oblikovanje predpisov v času trajanja projekta. Tej vključujejo:

- Predlog projekta: ideja za projekt, splošni cilj, trajanje.

- Obseg projekta: usmerjanje in spremljanje projekta.

- Razčlenitev strukture dela: obseg dela, ki ga je treba opraviti, do dnevnih nalog.

- matrika dodeljevanja odgovornosti: vloge in odgovornosti, usklajene z rezultati.

- Analiza poslovnih potreb in zahtev glede na merljive cilje.

- Pregled tekočega poslovanja.

- Pismo projekta, vključno s stroški, nalogami, končnimi rezultati in urniki.

Načrtovanje

Glavni cilj je pravilno načrtovati čas, stroške in vire za oceno potrebnega dela in s tem učinkovito obvladovanje tveganja med izvajanjem projekta. Sestavljen je iz določitve metodologije za upravljanje projektov.

- Identificirajte rezultate in ustvarite strukturo razčlenitve dela.

- Opredelite dejavnosti, potrebne za dokončanje teh rezultatov, in jih povežite z logičnim zaporedjem.

- Ocenite potrebo po virih za dejavnosti.

- Ocenite čas in stroške dejavnosti.

- Razvoj časovnega razporeda in proračuna.

- Načrtovanje tveganj

- Za začetek dela pridobite uradno odobritev.

Izvedba

Med izvedbo morate vedeti, kakšni so načrtovani roki, ki jih je treba izvesti. Faza izvajanja zagotavlja, da bodo rezultati načrta upravljanja projektov ustrezno opravljeni.

Ta faza vključuje pravilno razporejanje, usklajevanje in upravljanje človeških virov in drugih virov, kot so materiali in proračuni. Rezultat te faze so rezultati projekta.

Projektna dokumentacija

Za ohranitev proračuna, obsega, učinkovitosti in hitrosti mora projekt imeti fizične dokumente, povezane z vsako posebno nalogo.

S pravilno dokumentacijo je enostavno ugotoviti, ali so izpolnjene zahteve projekta. V dokumentaciji so informacije o tem, kaj je bilo že zaključeno za ta projekt.

Ali je pravilno, dokumentacija je lahko temelj uspešnosti projekta.

Spremljanje in nadzor

Sestavljen je iz procesov, ki se izvajajo za opazovanje izvajanja projekta, tako da je mogoče pravočasno odkriti morebitne težave in po potrebi sprejeti korektivne ukrepe za nadzor nad izvajanjem projekta.

Uspešnost projekta se opazuje in meri, da se ugotovijo razlike v načrtu upravljanja projektov.

Prav tako zagotavlja povratne informacije med različnimi fazami projekta, da se izvedejo preventivni ali korektivni ukrepi za uskladitev z načrtom upravljanja projekta.

Zapiranje

Vsebuje formalni zaključek projekta in njegovo sprejetje. Upravne dejavnosti vključujejo dokumentiranje pridobljenih izkušenj. Sestavljen je iz dokončanja vseh aktivnosti celotnega niza procesov, da se projekt formalno zaključi.

V to fazo je vključen tudi pregled po izvršbi. To je bistvena faza, da se projektna skupina lahko nauči iz izkušenj in jo uporabi pri prihodnjih projektih.

Oglejte si stvari, ki so v projektu dobro delovale, in analizirati stvari, ki niso delovale, da bi ustvarile pridobljene izkušnje.

cilji

Cilj vodenja projektov je dokončati celovit projekt, ki izpolnjuje naročnikove cilje.

Uspešno razvijajte faze projekta

Projekt, ne glede na njegovo velikost, na splošno vključuje pet značilnih faz enakega pomena: začetek, načrtovanje, izvedba, spremljanje in nadzor, zaključek.

Nemoten in neprekinjen razvoj in izvedba vseh zgornjih faz zagotavljata uspeh projekta.

Učinkovito komunicirajte

Vedno je treba upoštevati, da je uspeh ali neuspeh projekta v veliki meri odvisen od timskega dela. Zato je ključ do uspeha vedno v sodelovanju.

V ta namen je vzpostavljanje dobre komunikacije zelo pomembno. Po eni strani je treba informacije jasno in v celoti artikulirati, da jih vsi razumejo v celoti. Po drugi strani morate imeti sposobnost poslušanja in prejemanja konstruktivnih povratnih informacij.

Doseči glavni cilj projekta

Glavni cilj projekta mora biti izpolnjen v predvidenem času, s pričakovano kakovostjo in v predvidenem proračunu.

Optimizacija potrebnih dodeljenih vložkov in njihova uporaba za doseganje vnaprej določenih ciljev projekta je stvar, kjer je vedno mogoče izboljšati.

Vsi procesi in postopki se lahko reformirajo in posodobijo, da se izboljša trajnost projekta in tudi vodi skupina skozi proces strateških sprememb.

Pripravite projekt, ki sledi strankam ciljem

To bi lahko pomenilo, da je treba vizijo stranke obravnavati in reformirati ali se z njimi dogovarjati v zvezi s cilji projekta, da bi jih spremenili v dosegljive cilje.

Izpolnjevanje pričakovanj strank in njihovo veselje vodi ne le do uspešnega sodelovanja, kar lahko pomaga pri odpravljanju presenečenj med izvajanjem projekta, ampak tudi zagotavlja trajnost v prihodnosti.

Prednosti

Glavna prednost vodenja projektov je, da vam pomaga učinkovito upravljati projekte. To omogoča hitrejše reševanje težav.

Večja učinkovitost pri zagotavljanju storitev

Upravljanje projektov zagotavlja časovni načrt, ki ga je enostavno upoštevati in vodi do zaključka projekta. Ko veste, kam se je treba izogniti luknjam, je razlog, da boste delali pametneje in učinkoviteje.

Zadovoljstvo kupcev

Dokler je projekt končan pravočasno in pod proračunom, stranka odide zadovoljna. In srečna stranka je nekdo, ki ga bomo spet videli.

Inteligentno upravljanje projektov ponuja orodja, ki omogočajo nadaljevanje tega odnosa med stranko in upravljavcem.

Večja učinkovitost pri zagotavljanju storitev

Iste strategije, ki so omogočile uspešno izvedbo enega projekta, bodo tudi večkrat delovale pri drugih projektih.

Izboljša rast in razvoj znotraj ekipe

Pozitivni rezultati ne samo da vzbujajo spoštovanje, temveč pogosto navdihnejo projektno skupino, da nadaljuje z iskanjem načinov za njihovo učinkovitejšo izvedbo.

Povečana prožnost

Morda je ena največjih prednosti projektnega vodenja ta, da omogoča fleksibilnost. Varno upravljanje projektov vam omogoča, da narišete strategijo, ki jo želite izvesti, tako da je projekt končan.

Vendar je lepota takšne organizacije v tem, da če odkrijemo pametnejšo pot, jo lahko uberemo. Za številna mala in srednje velika podjetja je to samo vredno stroškov sprejema.

Povečana ocena tveganja

Ko se vsi igralci postavijo na vrsto in se pripravi strategija, bodo potencialna tveganja preskočila.

Upravljanje projektov zagotavlja rdečo zastavo ob pravem času - preden začnete delati na zaključku projekta.

Primeri

American Airlines

Združitev American Airlines z US Airways je ustvarila prekrivanje v tehnologiji in programih. Vedeli so, da preglednice niso dovolj za upravljanje zapletenih projektov in virov.

Da bi dobili prepoznavnost širših področij in globalnih prednostnih nalog, so začeli uporabljati upravljanje projektov za vstop osebja, upravljanje virov in načrtovanje zmogljivosti.

Posledično je letalski prevoznik izkoristil svoje delo na področju informacijske tehnologije z 10% na 20%. To pomeni neto pozitiven vpliv več milijonov dolarjev na vašo bilanco stanja.

Zdaj imajo dostop do boljših in zanesljivejših podatkov za sprejemanje kritičnih odločitev o projektih in virih.

Royal Bank

Kraljevska banka Škotske je morala izvesti dosledne in zanesljive podatke za obveščanje o finančnih odločitvah in odločitvah o virih. Zato so se odločili za vodenje projektov, ki bodo poganjali to doslednost. Tako so upokojili 35 zapuščenih sistemov, več kot 50 orodij, ki so jih razvili uporabniki, in več sto preglednic.

S podatki v različnih oblikah in več sto projekti, ki jih upravljajo različni sistemi, so želeli nadzorovati svoje podatke, da bi bolje videli njihovo skupno bazo.

V dvanajstih mesecih so lahko izpolnili svoje poslovne zadeve in dosegli donosnost naložbe. Poleg tega so izboljšali preglednost in zmanjšali stroške v vsaki poslovni enoti.

Reference

1. Wikipedija, brezplačna enciklopedija (2019). Vodenje projektov. Izvedeno iz: en.wikipedia.org.
2. Inštitut za vodenje projektov (2019). Kaj je projektno vodenje? Izvedeno iz: pmi.org.
3. Clarizen (2018). Kakšni so cilji upravljanja projektov? Vzeto iz: clarizen.com.
4. Podjetje NI (2019). Prednosti projektnega vodenja. Vzeto iz: nibusinessinfo.co.uk.
5. Gary Picariello (2019). Prvih 10 prednosti upravljanja s projekti. Bright Hub Project Management. Vzeto iz: brighthubpm.com.
6. Leyna O'Quinn (2018). 5 Primerov uspešnega vodenja projektov v realnem svetu. Blog o Planviewu Izvedeno iz: blog.planview.com.