UPRAVNI ZAPIS: KDO SODELUJE, VSEBINA IN PRIMERI - DUDE - 2026

Upravni akt je dokument, v katerem so dogodki, ki so se zgodili na delavca ali skupine delavcev, zabeležena v pisni obliki in kot listinske dokaze. Običajno gre za zapise o nepravilnih delovnih situacijah ali neupoštevanju predpisov, ki izvajajo sankcije.

Nepravilnosti, zabeležene v upravni evidenci, morajo spadati med tiste, ki so vključene v veljavne delovne predpise; to pomeni, da se morajo odražati v pogodbi o zaposlitvi ter v zveznem zakonu o delu in notranjih predpisih o delu.

Kakšna je vrednost upravnih evidenc?

Dokumentiranje ustreznih delovnih nezgod v upravnih evidencah je zelo priporočljiva praksa, saj jih je mogoče uporabiti "a posteriori" na dva načina:

- dokazati dejstva pred spravnim in arbitražnim odborom v primeru delovnih sporov.

- akreditirati profil najstarejših zaposlenih v primeru odpovedi, saj se omenjeni profil vrednoti ločeno od vzroka za odpoved pogodbe o zaposlitvi.

Kdo so udeleženci v upravnem aktu?

Bistveno je določiti cilj priprave upravnega akta, določiti, kdo morajo biti udeleženci, ki morajo izkazati in podpisati dokument.

Ti cilji so lahko:

- podrobno navedite kršitev delovne obveznosti.

- Podrobno določite delovno kazen.

- Podrobnosti o odpustu.

Običajno so udeleženci logično delavci in priče, pa tudi predstavnik podjetja, ki je običajno naveden za sklic seje, ki izvira iz naknadnega upravnega akta. Za zagotovitev veljavnosti upravnega akta je treba podrobno dokumentirati, kdo so bili navzoči.

Katera vsebina je potrebna za administrativni zapis?

To so osnovni podatki, ki jih morajo kadrovske službe zabeležiti v upravnih evidencah:

- stalno prebivališče družbe ali kraj, kjer se odvijajo dogodki upravnega akta.

- Datum in čas.

- Udeleženci ali nastopajoče stranke.

- Pojasnilo razloga.

- Izjave (delavci in priče).

- podrobno dokumentacijo, ki podpira tisto, kar so izjavile priče in druge navzoče stranke.

- Zaključek zapisnika, ki odraža čas in podpis udeležencev.

- V primeru upravnih aktov v zvezi s sankcijami delavcem jih je treba hraniti v spisu sankcioniranega delavca.

Primeri

Prvi primer

«V Mehiki, 8. decembra 2017, ob 8:00 uri, v pisarnah kadrovske družbe podjetja Madnus SA, ki se nahaja na naslovu Calle los Rosales # 10, México, DF, G. Pedro Pérez, generalni direktor, sestaneta; María Romero, upravna pomočnica; Rosa Cali, vodja človeških virov; in Sergio Arcade, sekretar Zveze, da bi preiskali dogodke, ki so se zgodili 7. decembra letos ob 10. uri v zvezi z delavcem Javierjem Sánchezom, operaterjem.

Gospa María Romero izjavlja, da se je: 7. decembra, delavec Javier Sánchez v prostorih podjetja pojavil uro pozno in v očitnem stanju pijančevanja, izgovarjal žalitve, ki jih raje ne ponavljajo pred navzočimi. Nato je Javier Sánchez po bruhanju na sprejemni mizi ostal brez tal na tleh.

Gospod Javier Sánchez pravi, da: 7. decembra je pozno prišel na službo, kljub slabemu počutju pa je bil odločen, da bo svoje delo opravil, ko se bo počutil še slabše, začel je bruhati in padel nezavesten na tla. G. Sánchez vztraja, da zanika, da je bil pijan ali da je uporabil žalitve.

Ko so udeleženci seznanili z razlogom za sestanek in sestavo pričujočega zapisnika z naslednjo sankcijo (podrobnosti o sankciji v skladu s Pravilnikom o internem delu podjetja) za Javierja Sáncheza in prejšnjimi izjavami, prenehajo ta upravni akt, ki ga udeleženci podpišejo v skladu s skladnostjo ».

Drugi primer

«12. maja 2017 ob 11:45 na Calle de la Colina nº 8, na sedežu družbe Rocali SA in ob prisotnosti JA Martíneza v vlogi stražarja / vratarja, M. Serrano kot vodja oddelka za človekove pravice in Marina Carmona kot sekretarka / upravna sekretarka za odpravo tega upravnega akta za dogodke, ki so se zgodili 12. maja 2017 ob 09:00 uri v prostorih družbe Rocali SA v kadrovski službi, dejstva, ki jih sestavljajo:

Marina Carmona navaja, da jo je 12. maja 2017 po prihodu v prostore družbe Rocali SA na vhodu v prostore pridržal varnostnik JA Martínez, da bi ji povedal, da ne more mimo, ker ni več del Marina Carmona je potrdila, da nima nobenih novic o taki odpovedi pogodbe.

Po nekaj težavah je Marina Carmona lahko stopila do prostorov družbe Rocali, SA, ki je hitro prišla in zelo razburjena v pisarni M. Serrano ter zahtevala razlog za razrešitev.

Kmalu zatem se je udeležila vodja kadrovske službe M. Serrano, ki je trdila, da o odpuščanju nima vednosti, a je nadaljevala s preverjanjem.

Po posvetovanju z bazo podatkov se je M. Serrano vrnil v svojo pisarno in obvestil Marina Carmona, da gre za napako, saj je bila odpuščena druga uslužbenka po imenu Marina García. Opravičeno se je opravičil za storjeno nesrečno napako in nakazal, da bo, če bo to zahteval, sestavil upravno potrdilo, da ne bi imel težav, da bi pozno prišel na službo.

To pismo je objavljeno na zahtevo vpletenih.
Marina Carmona.
M. Serrano.
JA Martinez ».

Reference

1. Začnite MSP. Upravni zapisi. emprendepyme.net
2. BBD Sall Consultores. (2015) Dokazila vrednost minut. bbdconsultores.wordpress.com
3. Angelico Pineda (2016) Zakaj so pomembni upravni zapisi? elempresario.mx
4. Rune. (2017) Ali veste, kaj je upravna ali delovna evidenca? runahr.com
5. Wikipedija. Upravni zapisi.